W skrócie

Odbiór wyników projektu ERP potwierdza, że pakiet prac jest zgodny z umową i że firma może na jego podstawie prowadzić działalność. Gdy integrator zgłasza zakończenie etapu, jest to raport o stanie realizacji, a nie wspomniane potwierdzenie. Zanim ktokolwiek złoży podpis, należy sprawdzić zgodność z uzgodnionym zakresem, kryteriami odbioru oraz wynikami testów biznesowych. Następnie należy wskazać osoby uprawnione do podpisania poszczególnych części. Zakończenie techniczne, akceptacja biznesowa, zatwierdzenie handlowe i przekazanie do produkcji to cztery odrębne decyzje.

Zarządzanie certyfikatami etapów realizacji projektu ERP i fakturami

Partner wdrożeniowy przesyła certyfikat zakończenia etapu do podpisu. Dotyczy on systemu ERP – systemu biznesowego łączącego zamówienia, zakupy, produkcję, zapasy i finanse. Pulpit statusowy wskazuje, że faza budowy została zrealizowana w stu procentach. Wraz z nim przychodzi faktura powiązana z tą fazą. Dyrektor ds. klientów u partnera prosi o szybkie podpisanie, ponieważ zamknięcie tej fazy jest warunkiem rozpoczęcia kolejnej. Za tą fazą kryje się termin uruchomienia systemu, zobowiązania dotyczące dostaw dla klientów oraz zamknięcie okresu sprawozdawczego grupy.

Prośba jest uzasadniona. Partner zrealizował prace przewidziane w umowie i planuje działania swojego zespołu pod kątem kolejnego etapu. Dział finansowy grupy oraz sponsor oczekują dynamiki i konstruktywnych relacji. Odmowa podpisania umowy może zostać odebrana jako przejaw wrogości.

Jednak pod zgłoszonym statusem znajdują się nadal nierozwiązane kwestie. Kluczowi użytkownicy biznesowi zgłaszają, że krytyczne transakcje elektronicznej wymiany danych (EDI) kończą się przekroczeniem limitu czasu z powodu zbyt dużej liczby operacji. Procedury wyceny zapasów powodują niezgodności w księgach, których nie udało się uzgodnić. Ekrany służące do śledzenia odpadów produkcyjnych pozostają nieskonfigurowane.

Podpis bez zastrzeżeń wiąże się z pewnymi kosztami. Przedsiębiorstwo może później stwierdzić, że jego podpis został potraktowany jako akceptacja prac, których nikt nie zweryfikował. Może to również osłabić jego pozycję negocjacyjną i spowodować przeniesienie kosztów napraw na zespoły wewnętrzne. Sformułowania umowy określają, do czego zobowiązuje podpis, dlatego przed pierwszym zatwierdzeniem radca prawny dokonuje przeglądu certyfikatu oraz wszelkich warunków dotyczących zatrzymania odpowiedzialności.

Wyzwania związane z zatwierdzaniem wyników wdrożenia transgranicznego systemu ERP

Gdy umowa jest zawarta w jednym kraju, a ryzyko występuje w innym, o wyniku decyduje jedno pytanie: kto może odmówić wydania certyfikatu?

Centrala zazwyczaj zawiera umowę dotyczącą zakresu prac integratora systemów, sformułowaną zgodnie z terminologią grupy i na jej warunkach. Komitet sterujący zapoznaje się następnie z kamieniami milowymi budżetu, harmonogramami wdrażania oraz prezentacjami dotyczącymi statusu dostawców. Są to odpowiednie narzędzia dla grupy. Nie pokazują one jednak, jak zakład będzie funkcjonował podczas następnej zmiany.

Zakład musi uwzględnić lokalne uwarunkowania, które umowa obejmuje jedynie częściowo. Obejmują one ustawowe formaty dokumentacji, harmonogramy zmian, wymagania przewoźników oraz terminy dostaw dla klientów. Moduł produkcyjny może działać w środowisku testowym, ale nadal może nie współpracować z lokalnym sprzętem do obsługi kodów kreskowych lub systemem automatycznego generowania dokumentów dla przewoźników. W takiej sytuacji zakład nie będzie w stanie zrealizować wysyłki.

Ta rozbieżność prowadzi do sporu dotyczącego klasyfikacji. Zespół odpowiedzialny za instalację uważa, że podstawowe oczekiwania zostały już uwzględnione w opisie zakresu prac. Integrator natomiast interpretuje tę samą pozycję jako nowy wymóg wykraczający poza uzgodniony zakres. Oba stanowiska mogą być szczere, ponieważ każda ze stron analizuje te same dokumenty w innym celu.

Uprawnienia powinny wynikać z charakteru każdej decyzji. Grupa odpowiada za umowę, warunki płatności oraz relacje z integratorem. Właściciel procesu w zakładzie odpowiada za akceptację biznesową, w tym ma prawo odrzucić rozwiązania, których zakład nie jest w stanie wdrożyć. Bez jednej osoby po stronie klienta, która uwzględniałaby oba te aspekty, spór utknie w martwym punkcie, a płatność zostanie wstrzymana.

Wykrywanie nieprawidłowości w praktykach zatwierdzania etapów wdrożenia systemu ERP

Zgłoszenia pojawiają się w kalendarzu, zanim pojawią się w systemie. Zatwierdzenia odpowiadają okresom kwartalnym lub cyklom rozliczeniowym, a nie ukończonym protokołom z testów użytkowników. Napływają zgłoszenia zmian mające na celu naprawę funkcji, których właściciele procesów oczekiwali w umowie podstawowej. Komitet sterujący podpisuje się na podstawie ustnej obietnicy, że partner naprawi otwarte usterki w późniejszej fazie. Dział zaopatrzenia lub IT podpisuje certyfikat bez zgody menedżerów kierujących działalnością.

Jeden sygnał uzasadnia sprawdzenie dowodów. Kilka takich sygnałów razem uzasadnia wstrzymanie zatwierdzenia etapu ERP do czasu, aż osoby odpowiedzialne za proces go przeanalizują.

Wyróżnienie kluczowych decyzji w zarządzaniu systemem ERP

Wytyczne firmy Microsoft dotyczące wdrażania platformy Dynamics 365 radzi że umowa powinna określać role, obowiązki oraz elementy wyłączone z zakresu projektu. Zwraca się w niej uwagę, że klient może zakładać, iż partner zajmuje się daną czynnością, podczas gdy partner zakłada, że to klient się tym zajmuje. Wytyczne dotyczą jednej platformy. Poruszona w nich kwestia – kto jest odpowiedzialny za co – stanowi sedno zarządzania partnerami w każdym programie ERP.

W praktyce w jednym certyfikacie kryją się cztery decyzje. Należy je rozdzielić i przypisać każdą z nich do konkretnego właściciela.

• Zakończenie etapu technicznego. Architekci rozwiązań potwierdzają, że kod, konfiguracja i interfejsy są zgodne z projektem technicznym.
• Akceptacja biznesowa. Właściciele procesów potwierdzają na podstawie testów użytkowników, że dostarczony produkt wspiera codzienne transakcje.
• Zatwierdzenie etapu komercyjnego. Wyznaczony specjalista ds. handlowych zatwierdza etap zgodnie z warunkami płatności określonymi w umowie.
• Wprowadzenie do produkcji. Sponsor decyduje, kiedy sprawdzona funkcja zostanie wdrożona do produkcji seryjnej.

Paczka może być kompletna pod względem technicznym, ale nie została jeszcze przyjęta przez firmę i nie została jeszcze wydana.

Wytyczne firmy Microsoft dotyczące testowania stany że interesariusze biznesowi i użytkownicy powinni zatwierdzić to rozwiązanie. Dodaje się, że zatwierdzenie nie oznacza, iż rozwiązanie jest idealne. Oznacza to, że rozwiązanie jest "wystarczająco dobre, by umożliwić bezpieczne i wydajne prowadzenie działalności". Jest to praktyczny standard dla zleceniodawcy: bezpieczne funkcjonowanie z określonymi kwestiami do dopracowania, a nie dążenie do doskonałości.

Klasyfikacja problemów związanych z systemem ERP: usterki a wnioski o zmianę zakresu

Jedno pytanie decyduje o tym, jak potoczy się sprawa dotycząca spornego elementu. Czy element ten wskazuje na niepełną, uzgodnioną dostawę, czy też na nowe wymaganie? Należy rozstrzygnąć tę kwestię w oparciu o dokumenty określające zakres prac i uzgodnione kryteria odbioru, a nie w drodze negocjacji pod presją terminu płatności faktury.

Przejrzyj pozycję w podanej kolejności.

1. Należy zidentyfikować te funkcje w podpisanym zakresie prac, dokumencie projektu funkcjonalnego (FDD) oraz uzgodnionych schematach procesów.
2. Jeśli dokument to określa, a dostarczony produkt nie spełnia tego wymogu, należy odnotować niekompletną dostawę zgodnie z ustaleniami. Partner dokonuje korekty zgodnie z warunkami umowy.
3. Jeśli nie ma dokumentu bazowego, który by to obejmował, należy zarejestrować nowe wymaganie. Następnie trafia ono do procedury kontroli zmian zakresu.
4. Jeśli dokumenty są niejednoznaczne, należy skierować sprawę do wskazanej osoby odpowiedzialnej za podjęcie decyzji. Przed podpisaniem umowy należy zlecić specjalistyczną analizę jej treści.

Klasyfikacja nie stanowi oceny integratora. W jednym pakiecie może znajdować się zarówno usterka, jak i uzasadnione nowe wymaganie. Należy odnotować stanowisko integratora obok stanowiska klienta i zapewnić widoczność obu tych informacji.

Ocena ryzyka związanego z zatwierdzeniem a ryzyka związanego z wstrzymaniem podpisu pod systemem ERP

Otwarte zgłoszenie nie blokuje automatycznie kamienia milowego. Decydujące znaczenie ma jego wpływ na kluczowe działania biznesowe. Sponsor może zaakceptować zgłoszenie, jeśli żadne otwarte zgłoszenie nie dotyczy zamówień, produkcji, dostaw ani fakturowania. Może je zaakceptować pod pewnymi warunkami. Każda otwarta usterka otrzymuje osobę odpowiedzialną za jej usunięcie oraz termin naprawy, a jeśli pozwala na to umowa, zatrzymanie płatności następuje po zweryfikowaniu poprawki. W przypadku awarii funkcji krytycznej sponsor zwraca dostarczony produkt wraz z udokumentowanym rejestrem usterek. Jeśli klasyfikacja pozostaje sporna, sprawa jest eskalowana do sponsora wykonawczego integratora.

Każda z tych opcji wiąże się z ryzykiem. Podpisanie umowy pozwala zespołowi integratora trzymać się harmonogramu i planu. Wstrzymanie prac chroni zakład i ścieżkę audytu, ale wiąże się z pewnymi kosztami. Konsultanci integratora mogą zająć się innymi zadaniami. Ponowne ich zaangażowanie może zająć czas, którego nie ma w oknie uruchomienia systemu. Wstrzymanie może również kolidować z zobowiązaniami wobec klienta i następnym okresem rozliczeniowym. W przypadku elementów niekrytycznych warunkowe przyjęcie z wyznaczonym terminem poprawek ogranicza ten koszt, ponieważ wstrzymanie dotyczy konkretnego elementu, a nie całego zespołu. W przypadku krytycznej usterki wstrzymanie pozostaje w mocy. Zleceniodawca może wówczas uzgodnić plan naprawczy, który zapewni, że zespół integratora będzie nadal pracował nad danym elementem.

Dla dyrektora finansowego grupy i zarządu błędny podpis wiąże się z trzema kosztami. Są to: przedwczesne zwolnienie środków z rezerwy, sporządzanie sprawozdań grupowych dotyczących niezgodnych wartości zapasów oraz zakład, który nie może realizować wysyłek. Zarząd nie potrzebuje rejestru nieprawidłowości. Musi natomiast wiedzieć, jakie ryzyko ponosi sponsor i kto je zatwierdził.

Ustanowienie uprawnień do podejmowania decyzji dotyczących akceptacji systemu ERP oraz zasad zarządzania

Należy wcześniej uzgodnić te zasady z dyrektorem finansowym grupy. Obowiązują one każdą osobę odpowiedzialną za zatwierdzanie, niezależnie od tego, czy jest to wewnętrzny kierownik programu, czy tymczasowy członek kierownictwa.

• Odwołanie. Tylko wyznaczony członek kierownictwa grupy może odwołać odmowę właściciela procesu w zakładzie. Informacja o odwołaniu wraz z uzasadnieniem trafia do rejestru akceptacji opisanego poniżej.
• Granice. Decyzję podejmuje sponsor w ramach uzgodnionych limitów. Decyzję podejmuje dyrektor finansowy Grupy, jeśli limity te zostaną przekroczone lub gdy wystąpi jedna z poniższych sytuacji. Decyzję o wprowadzeniu do środowiska produkcyjnego w ramach uzgodnionego terminu uruchomienia podejmuje sponsor.
• Progi. Należy ustalić kwotę zatrzymania w euro oraz termin uruchomienia w dniach. Oba parametry ustala dyrektor finansowy grupy.
• Procedura eskalacji. Osoba odpowiedzialna za akceptację najpierw informuje sponsora. Następnie, w przypadku wystąpienia jednej z poniższych sytuacji lub braku porozumienia między nimi, osoba ta eskaluje sprawę do dyrektora finansowego grupy, informując o tym sponsora. Brak porozumienia zostaje odnotowany w rejestrze.
• Rada Nadzorcza. W ramach delegacji uprawnień w Grupie ustalono pułap kompetencji dyrektora finansowego Grupy. Rada Nadzorcza otrzymuje jednostronicowe podsumowanie ksiąg rachunkowych i podejmuje decyzje wyłącznie w sprawach przekraczających ten pułap.

Cztery czynniki powodują wysłanie potwierdzenia do dyrektora finansowego grupy.

• Przyjęcie zlecenia spowodowałoby zwolnienie środków zatrzymanych powyżej uzgodnionej kwoty.
• Zgoda spowodowałaby pozostawienie kluczowej funkcji niedostępnej lub przesunięcie terminu uruchomienia poza uzgodniony termin.
• Nierozstrzygnięta pozycja wstrzymuje realizację zamówień, produkcję, dostawę lub fakturowanie.
• Osoba, która nie prowadzi danego procesu, podpisuje się pod nim.

Ocena wyników wdrożenia systemu ERP z wykorzystaniem rejestru odbioru

Poniższy rejestr odbioru zapewnia sponsorom wykonawczym uporządkowany sposób oceny pakietów roboczych partnerów: jeden wiersz na pakiet i jedna decyzja w każdym wierszu. Pomaga on również w rozstrzyganiu sporów dotyczących klasyfikacji oraz w uzyskiwaniu podpisów potwierdzających odpowiedzialność. Scenariusz ma charakter poglądowy i nie jest rzeczywistym przypadkiem klienta CE Interim. Czeska spółka zależna francuskiej grupy otrzymuje jednocześnie cztery certyfikaty dotyczące pakietów roboczych.

Kierownik programu tworzy każdą pozycję na podstawie uzgodnionych kryteriów, dowodów, otwartej pozycji, klasyfikacji oraz formalnej decyzji. Zleceniodawca bierze również pod uwagę to, kto przeprowadził poszczególne testy. Dowody pochodzące od użytkowników biznesowych lub niezależnego doradcy mają większą wagę niż sam dziennik sporządzony przez integratora.

Pakiet roboczy 1: Odbiór modułu zużycia materiałów

Partner zgłasza, że ten moduł został zakończony. W wierszu księgi głównej odnotowano ustalenia przedsiębiorstwa.

• Uzgodnione kryterium: w 100% zautomatyzowane uzupełnianie zapasów surowców po potwierdzeniu wydania gotowych produktów.
• Dowód: Protokół testów integracyjnych potwierdza zrealizowanie 20 zleceń produkcyjnych; funkcja rozliczania wstecznego działa prawidłowo.
• Pozycja otwarta i osoba odpowiedzialna: Usterka nr 104: Błąd w logice podziału partii w przypadku niepełnych palet; przypisano kierownika ds. dostawców.
• Klasyfikacja: Niekompletna dostawa (wada): Wymaganie określone w sekcji 3.2 dokumentu FDD.
• Decyzja: Przyjęcie warunkowe: Przyjęto pod warunkiem wprowadzenia poprawki dotyczącej usterki nr 104 do dnia 15 listopada; kwota zatrzymana w wysokości 25 000 euro.

Wystarczyłby jeden podpis, aby zaakceptować procedurę uzupełniania zapasów, która nie działa w przypadku niepełnych palet. W rezultacie stan magazynowy w ewidencji może zacząć odbiegać od stanu faktycznego. Warunkowa akceptacja pozwala na dalszą realizację etapu i zobowiązuje partnera do dotrzymania terminu.

Pakiet roboczy 2: Ocena interfejsu fakturowania EDI w portalu dostawców

Partner poinformował, że interfejs jest gotowy, a firma przetestowała go we współpracy z rzeczywistymi dostawcami.

• Uzgodnione kryterium: Pomyślne przesłanie i automatyczne przetworzenie faktur elektronicznych VDA 4938.
• Dowód: Protokół testów interfejsów typu „end-to-end” z trzema aktywnymi dostawcami z branży motoryzacyjnej, przeprowadzonych z powodzeniem.
• Nierozwiązana sprawa i osoba odpowiedzialna: Nierozwiązana sprawa: Automatyczne wiadomości e-mail z powiadomieniami nie wyświetlają się poprawnie w języku francuskim.
• Klasyfikacja: Nowy wymóg (zmiana): Wielojęzyczny układ wiadomości e-mail nie był objęty zakresem podstawowym.
• Decyzja: Zatwierdzono (przekazano do kontroli zmian): Kamień milowy zaakceptowano; wniosek przesłany pocztą elektroniczną przekazano do komisji ds. zmian.

To rozwiązanie zapewnia ochronę integratorowi. Interfejs współpracuje z trzema aktywnymi dostawcami, więc francuski układ wiadomości e-mail nie stanowi przeszkody dla realizacji etapu. Wykorzystuje on ścieżkę zmian, co odzwierciedla również model transgraniczny. Wymóg językowy łatwo jest założyć w centrali i łatwo pominąć w podstawowym zakresie projektu. Ścieżka zmian pozwala grupie określić stan i wycenić ten wymóg, podczas gdy zakład zachowuje działający interfejs.

Pakiet roboczy 3: Testowanie systemu kompletacji i pakowania w magazynie

Firma przetestowała ten pakiet z udziałem swoich operatorów.

• Uzgodnione kryterium: Bezpośrednia integracja terminala RF z regułami automatycznego uzupełniania półek.
• Dowody: Testy akceptacyjne użytkownika (UAT) przeprowadzone przez 8 operatorów magazynowych; wskaźnik pozytywnych wyników wyniósł 98%.
• Pozycja otwarta i osoba odpowiedzialna: Usterka nr 112: Interfejs skanera traci połączenie podczas zmian o dużej liczbie użytkowników.
• Klasyfikacja: Niekompletna realizacja (wada): Naruszenie podstawowych kryteriów wydajności przy normalnym obciążeniu.
• Decyzja: Odrzucono (konieczne poprawki): Certyfikat zwrócono partnerowi; wymagany test obciążeniowy sieci.

Wskaźnik powodzenia na poziomie 98% nadal nie eliminuje tej jednej, istotnej usterki. Interfejs skanera traci połączenie podczas zmian o dużej liczbie jednoczesnych operacji, kiedy to pracownicy magazynu najbardziej polegają na swoich terminalach. Urządzenie wraca do laboratorium w celu przeprowadzenia testu obciążeniowego sieci.

Pakiet roboczy 4: Zgodność z przepisami dotyczącymi lokalnego podatku VAT i mechanizmu sprawozdawczości

Pakiet ten został zweryfikowany przez zewnętrznego doradcę, więc dane są niezależne.

• Uzgodnione kryterium: Pełna zgodność z formatami elektronicznych zgłoszeń czeskiego urzędu skarbowego.
• Podstawa: Zweryfikowane przez zewnętrznego lokalnego biegłego doradcę podatkowego pod kątem zgodności z oficjalnymi schematami podatkowymi.
• Nierozwiązana sprawa i osoba odpowiedzialna: Nierozwiązana sprawa: Niekompletne formatowanie dokumentacji instrukcji obsługi programu Minor.
• Klasyfikacja: Niekrytyczna Dokumentacja: Podstawowe funkcje oprogramowania działają w pełni i są zgodne z wymaganiami.
• Decyzja: Zatwierdzono: Dokonano pełnego zatwierdzenia kamienia milowego; termin dostarczenia dokumentacji końcowej upływa w ciągu 5 dni.

Nie każda nierozstrzygnięta kwestia wymaga wstrzymania zatwierdzenia. Podstawowa funkcjonalność działa, co potwierdził niezależny doradca. W przypadku braków w dokumentacji wyznacza się natomiast termin ich uzupełnienia. Grupa może nie dysponować środkami umożliwiającymi weryfikację czeskich formatów dokumentacji z centrali, dlatego polega na doradcy, który jest w stanie to zrobić. Zakład zachowuje prawo do decydowania, jakie dokumenty może złożyć.

Przeprowadzenie procesu przeglądu wyników projektu Executive ERP

Przed spotkaniem przeglądowym dyrektor programu zebrał podpisany zakres prac, dokument FDD oraz dzienniki testów. Następnie każdy właściciel procesu zapoznał się z dokumentacją dotyczącą swojego pakietu i podpisał dokument potwierdzający akceptację biznesową lub odmówił jej. Dopiero wtedy dyrektor programu przeprowadził jedną sesję klasyfikacyjną z kierownikiem ds. dostaw integratora, mając umowę pod ręką. Oba stanowiska zostały wpisane do rejestru.

Sponsor podpisał cztery odrębne decyzje, a nie jedną. Plan programu został zmieniony tego samego dnia. Obecnie zawiera on poprawkę z 15 listopada, test obciążeniowy, wniosek skierowany do Komisji ds. Zmian oraz datę sporządzenia dokumentacji.

W przypadku braku osoby odpowiedzialnej data wystawienia faktury stanowi datę weryfikacji. Cztery pakiety zazwyczaj trafiają do jednej osoby do podpisu. Data wprowadzenia poprawki, test obciążeniowy oraz kwota zatrzymana mogą ostatecznie pozostać bez wyznaczonej osoby odpowiedzialnej.

Decyzja o uruchomieniu systemu stanowi odrębny etap weryfikacji, ponieważ zatwierdzenie czterech pakietów nie oznacza jeszcze dopuszczenia systemu do eksploatacji. Scenariusz kończy się na podjęciu tych decyzji. Kolejnymi etapami są wprowadzenie poprawki i test obciążeniowy.

Przypisanie odpowiedzialności i wykorzystanie tymczasowego kierownictwa wyższego szczebla w celu zapewnienia akceptacji systemu ERP

Kompetentny wewnętrzny zespół ds. programu i zamówień może przejąć odpowiedzialność za odbiór wyników wdrożenia systemu ERP. Potrzebuje on uprawnień do zarządzania księgą główną, obecności odpowiednich osób uprawnionych do podpisywania dokumentów oraz czasu wolnego od codziennych obowiązków operacyjnych.

Kwestia powołania tymczasowego kierownika nabiera znaczenia, gdy nikt nie przejmuje odpowiedzialności za koordynację działań w zespołach handlowych, biznesowych i technicznych. Sponsor może dysponować budżetem, ale nie zarządza zakładem. Dział zaopatrzenia może posiadać umowę, podczas gdy zakłady odpowiadają za proces. Przyczyną jest brak osoby odpowiedzialnej, a nie faktura.

Obowiązki tymczasowego dyrektora programu w ramach zleceń dotyczących odbioru systemów ERP

An Tymczasowy dyrektor ds. transformacji i programów wypełnia tę lukę w zakresie uprawnień przekazanych przez zleceniodawcę. Kierownik podlega zleceniodawcy i jest odpowiedzialny za księgę. Kierownik rekomenduje każdy podpis i podpisuje się wyłącznie w przypadkach, w których umowa wskazuje tę rolę. Mianowanie to nie zmienia treści umowy, nie zwalnia z kryteriów akceptacji ani nie upoważnia do uruchomienia projektu.

Wewnętrzny kierownik programu może sprawować władzę jedynie nad jednym z trzech zespołów. Wartością osoby na stanowisku kierowniczym jest władza nad wszystkimi trzema zespołami. W pierwszych dniach osoba ta decyduje, którym danym należy zaufać, stosując wagę przedstawioną w scenariuszu. Następnie potwierdza listę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów i rezerwuje termin sesji klasyfikacyjnej przed datą zakończenia współpracy z partnerem.

Główna rola zależy od tego, na czym skupia się dana sprawa. Jeśli chodzi o kwestie finansowe (uzgadnianie stanów magazynowych, utrzymanie klientów, sprawozdawczość grupowa), kierownictwo sprawuje tymczasowy dyrektor finansowy (CFO), a dyrektor programu pełni rolę wspierającą. Jeśli zagrożona jest ciągłość dostaw, kierownictwo sprawuje tymczasowy dyrektor operacyjny (COO). Jeśli kierownictwo jest potrzebne w samym dziale technologicznym, to Interim CIO ma uprawnienia w zakresie dostawców, zakresu prac i odbioru.

Partner tymczasowy CE odpowiada za realizację zlecenia: uzgodnione uprawnienia, strukturę podległości wobec zleceniodawcy oraz ścieżkę eskalacji do wyższych szczebli. W momencie przekazania zadań księga główna, rejestr klasyfikacji oraz lista osób upoważnionych do podpisywania dokumentów przechodzą w ręce stałego zespołu programowego.

W przypadku centrali we Francji lub w Szwajcarii kierownictwo pełni rolę łącznika między obiema stronami. Centrala potrzebuje kontroli płatności i rzetelnej sprawozdawczości. Zakład potrzebuje uprawnień do odrzucania zleceń, których nie jest w stanie zrealizować. Kierownictwo przedstawia komitetowi sterującemu jeden, zweryfikowany obraz sytuacji dotyczący akceptacji zleceń, a dyscyplinę umowną komitetu przekazuje z powrotem do zakładu.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące odbioru wyników wdrożenia systemu ERP

Czy zakończenie etapu w systemie ERP oznacza akceptację ze strony firmy?

Zakończenie etapu to oświadczenie integratora, że zakończył on realizację działań przewidzianych w umowie. Odbiór systemu ERP to potwierdzenie ze strony klienta, że system ten umożliwia obsługę transakcji operacyjnych. Opiera się ono na uzgodnionych kryteriach odbioru systemu ERP oraz wynikach testów. Przed podpisaniem umowy należy wymagać spełnienia obu tych warunków.

Jak odróżnić usterkę systemu ERP od wniosku o zmianę zakresu

Wada polega na tym, że nie realizuje się czegoś, co zostało określone w opisie zakresu prac, projekcie funkcjonalnym lub uzgodnionych schematach procesów. Nowe wymaganie dodaje coś, czego nie zawiera zatwierdzona wersja bazowa. O tym decydują dokumenty określające zakres, a nie data wystawienia faktury. Niejasne sformułowania są przekazywane do weryfikacji przez specjalistę.

Kto ma uprawnienia do zatwierdzania wyników wdrożenia systemu ERP?

Po zakończeniu testów odpowiedzialny właściciel procesu podpisuje protokół odbioru biznesowego. Wyznaczony specjalista ds. handlowych podpisuje protokół osiągnięcia kamienia milowego w zakresie handlowym, a zleceniodawca podejmuje decyzję o wprowadzeniu do produkcji. Uprawnienia do podpisywania dokumentów wynikają z przynależności do procesu.

Zarządzanie otwartymi zgłoszeniami o charakterze niekrytycznym po wdrożeniu systemu ERP

Tak, o ile nie są to wady krytyczne, a umowa dopuszcza warunkowe przyjęcie. Certyfikat powinien zawierać wykaz wszystkich pozostałych wad wraz z podaniem osoby odpowiedzialnej za każdą z nich oraz daty. Powinien on również określać wszelkie środki zaradcze, które zostaną zastosowane w przypadku, gdy partner nie dotrzyma tego terminu.

Czy akceptacja przez kontrahenta automatycznie powoduje wypłatę raty za osiągnięcie etapu?

Potwierdzenie odbioru przez stronę biznesową oznacza realizację dostawy operacyjnej. Płatność następuje zgodnie z warunkami umowy, z uwzględnieniem ewentualnych kwot zatrzymanych oraz statusu pozycji warunkowych. Zatwierdzenie handlowe polega na złożeniu odrębnego podpisu przez odrębny organ.

Powiązana wiedza i kolejny krok

Przyjęcie wyników wdrożenia systemu ERP ma miejsce wtedy, gdy plan partnera pokrywa się z możliwościami operacyjnymi zakładu. Trzy ostatnie artykuły opublikowane w magazynie „CE Interim” poruszają powiązane kwestie dotyczące planów, stanu realizacji i gotowości operacyjnej. Bez podpisanego rejestru sponsor nie może poinformować zarządu, co zostało zaakceptowane przez firmę, jakie kwestie pozostają otwarte ani kto jest odpowiedzialny za poszczególne pozycje.

Warto przeczytać:

• Dlaczego wyznaczenie docelowego poziomu kosztów produkcji nie oznacza przeprojektowania modelu operacyjnego
• Awaryjne zaopatrzenie dla serbskiego zakładu: dostępne zapasy nie stanowią planu dostaw
• Migracja SAP S/4HANA: Greenfield czy Brownfield?

Gdy żadna firma nie jest w stanie zapewnić odpowiedniego kandydata, CE Interim oferuje sprawdzonego menedżera wyższego szczebla, którego profil odpowiada wymaganiom zlecenia i który podpisał umowę o zachowaniu poufności, gotowego do podjęcia pracy po uzgodnieniu szczegółów zlecenia.

Porozmawiaj z Tymczasowy partner CE gdy program nie może powiązać zgłoszenia o zakończeniu prac przez wykonawcę z Twoją decyzją o odbiorze.