Ile czasu naprawdę zajmuje zastąpienie członka kadry kierowniczej?

W skrócie

Zastąpienie członka kierownictwa wyższego szczebla w Europie rzadko zajmuje kilka tygodni. Zazwyczaj trwa to miesiące, a często nawet blisko rok. Dwa odrębne procesy przebiegają jeden po drugim, a nie równolegle. Pierwszy to proces rekrutacji: od trzech do ośmiu miesięcy na znalezienie odpowiedniej osoby, przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i podpisanie umowy. Drugi zegar to okres wypowiedzenia, który nowy menedżer musi jeszcze odbyć u obecnego pracodawcy. W Niemczech, Szwajcarii i Francji sam ten drugi zegar może wydłużyć proces o kolejne miesiące. Jeśli zsumować oba zegary, wakat na stanowisku kierowniczym może trwać przez większą część roku, zanim nowa osoba zasiądzie przy biurku. Większość zarządów dowiaduje się o istnieniu drugiego zegara dopiero wtedy, gdy proces obsadzania wakatów już się rozpoczął.

Powód: rezygnacja, a potem ciche poczucie ulgi

W marcu dyrektor zarządzający składa rezygnację. Przewodniczący zwołuje posiedzenie zarządu i podpisuje umowę z renomowaną firmą rekrutacyjną. Przewodniczący uważa, że sprawa znalazła się teraz w rękach profesjonalistów. Ktoś inny zajmuje się sporządzeniem listy kandydatów.

Ta decyzja jest uzasadniona. Kompetentna firma rekrutacyjna wykonuje dokładnie to, do czego została zatrudniona przez zarząd. Zarząd podjął właściwy pierwszy krok.

Problem ujawnia się później, często podczas kolejnego przeglądu kwartalnego. Ktoś w końcu zadaje proste pytanie: kiedy ta nowa osoba faktycznie zaczyna pracę? To właśnie w tym momencie zaczyna się ujawniać prawdziwy problem związany z wakatem na stanowisku kierowniczym.

Dwa zegary, a prawie nikt ich nie sumuje

Szczera odpowiedź składa się z dwóch części. Dwa odrębne terminy określają, jak długo stanowisko kierownicze pozostaje nieobsadzone, zanim zostanie obsadzone.

Zadanie pierwsze: poszukiwania. Obejmuje to poszukiwanie kandydatów, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych oraz uzgodnienie warunków z odpowiednim kandydatem.

Punkt drugi: okres wypowiedzenia. Jest to okres, przez który wybrany kandydat musi nadal pracować u obecnego pracodawcy, zanim będzie mógł rozpocząć pracę.

Zarządy starannie planują budżet na pierwszy etap rekrutacji. Niewiele z nich uwzględnia w budżecie drugi etap. Staje się on widoczny dopiero wtedy, gdy ktoś przyjmie ofertę – po kilku miesiącach od rozpoczęcia procesu. To właśnie ta „ślepa plamka” sprawia, że krótka rekrutacja przeradza się w długotrwałe wakujące stanowisko kierownicze.

Zegar pierwszy: Harmonogram rekrutacji na stanowiska kierownicze

Specjaliści ds. rekrutacji podają raczej orientacyjne przedziały czasowe niż jedną konkretną liczbę. Są to orientacyjne wartości, a nie zweryfikowane dane. Znalezienie kandydata na stanowisko kierownicze wyższego szczebla, takie jak dyrektor finansowy, dyrektor operacyjny czy dyrektor zakładu, zajmuje zazwyczaj od trzech do sześciu miesięcy. Poszukiwanie dyrektora generalnego lub dyrektora wykonawczego trwa zazwyczaj od czterech do ośmiu miesięcy.

Skrócenie tego okresu rzadko przynosi korzyści. Zazwyczaj wiąże się to z zamianą wolniejszego procesu rekrutacyjnego na mniej skuteczny, a nieudana rekrutacja kosztuje firmę znacznie więcej niż stracone miesiące. Bardziej przydatnym narzędziem jest drugi zegar – ten, który po cichu zamienia łatwą rekrutację w długotrwałe wakujące stanowisko kierownicze.

Część druga: Okres wypowiedzenia dla kadry kierowniczej w Niemczech, Szwajcarii i Francji

Gdy wybrany kandydat przyjmie ofertę, zaczyna biec drugi termin. Umowy o pracę dla kadry kierowniczej na rynkach regionu DACH zapewniają obecnemu pracodawcy rzeczywistą ochronę. Okres wypowiedzenia dla kadry kierowniczej różni się znacznie w zależności od kraju. Trzy przykłady ilustrują ten zakres.

Niemcy. Umowy o świadczenie usług dla kadry kierowniczej wyższego szczebla zazwyczaj przewidują okres wypowiedzenia trwający od trzech do sześciu miesięcy. Umowy na szczeblu zarządu często obejmują okres dziewięciu lub dwunastu miesięcy. Te dłuższe okresy są często powiązane z końcem kwartału kalendarzowego.

Szwajcaria. Informacja ustawowa zgodnie z Artykuł 335c szwajcarskiego kodeksu zobowiązań trwa od jednego do trzech miesięcy, w zależności od stażu pracy. W praktyce kierownictwo wyższego szczebla rutynowo przedłuża ten okres do sześciu miesięcy.

Francja. Członkowie kierownictwa wyższego szczebla zazwyczaj zachowują trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Klauzula o zakazie konkurencji często wydłuża ten okres i wymaga formalnego zwolnienia z jej obowiązków, zanim dana osoba będzie mogła podjąć pracę u konkurencji.

Należy zsumować okres „clock one” i „clock two”. Łączny czas trwa od sześciu miesięcy w najkrótszym przypadku do znacznie ponad roku w najdłuższym. Prawie nikt nie sumuje tych okresów przed rozpoczęciem poszukiwań. Każdy z wyżej wymienionych okresów wypowiedzenia bezpośrednio wydłuża czas, przez jaki stanowisko kierownicze pozostaje nieobsadzone.

Dlaczego harmonogram rekrutacji kadry kierowniczej różni się w poszczególnych krajach Europy

W Europie Środkowej i Wschodniej akcjonariusze mogą odwołać członka zarządu z natychmiastowym skutkiem. Dyrektor zarządzający w Polsce, Czechach lub na Węgrzech może stracić stanowisko z dnia na dzień zgodnie z lokalnym prawem spółek. W Rumunii, Artykuł 81 Kodeksu pracy ogranicza okres wypowiedzenia dla pracowników na stanowiskach kierowniczych do 45 dni roboczych.

Powoduje to rzeczywistą asymetrię i właśnie to sprawia, że proces rekrutacji kadry kierowniczej na stanowiska transgraniczne trwa dłużej niż w przypadku stanowisk krajowych. Zarządy na rynkach źródłowych rzadko przewidują taką sytuację, dopóki nie zetkną się z nią bezpośrednio. Faza odejścia w procesie rekrutacji kadry kierowniczej przebiega szybko. Spółka zależna może stracić swojego zarejestrowanego szefa w ciągu kilku dni. Faza przybycia przebiega natomiast powoli. Osoba zastępująca zwykle podlega niemieckiemu lub szwajcarskiemu okresowi wypowiedzenia mierzonym w miesiącach, a nie w dniach.

Spółka zależna bez zarejestrowanego przedstawiciela traci coś więcej niż tylko kierownika. Może utracić zdolność prawną do podpisywania umów, składania zeznań podatkowych czy aktualizowania pełnomocnictwa bankowego. Zdolność ta powraca dopiero wtedy, gdy stanowisko obejmie nowa osoba. To właśnie asymetria między szybkim odejściem a powolnym objęciem stanowiska sprawia, że zwykłe przekazanie obowiązków przeradza się w długotrwały okres braku kierownictwa.

Co się psuje, gdy stanowisko kierownicze pozostaje nieobsadzone przez dłuższy czas

Większość firm radzi sobie z krótkotrwałym brakiem kierownictwa bez ponoszenia trwałych szkód. Ryzyko rośnie wraz z wydłużaniem się okresu, w którym stanowisko kierownicze pozostaje nieobsadzone. Sygnały ostrzegawcze pojawiają się zazwyczaj w dość stałej kolejności.

Inwestycje kapitałowe ulegają spowolnieniu. Kierownicy działów nie mają już uprawnień do angażowania środków wykraczających poza ich standardowy budżet.

Klienci stają się coraz bardziej ostrożni. Gdy tylko zauważą, że firma nie ma stałego kierownika, opóźniają podpisanie wieloletnich umów lub domagają się obniżenia cen.

Kredytodawcy stają się coraz bardziej ostrożni. Proces weryfikacji umów i przedłużania umów dotyczących obiektów przebiega wolniej, gdy kredytobiorca nie posiada zarejestrowanego kierownictwa.

Firmy osiągające dobre wyniki zaczynają wsłuchiwać się w opinie konkurencji. Zespół, który nie ma jasno określonego kierunku działania, staje się miejscem, z którego łatwiej jest odejść.

Badania dotyczące duńskich przedsiębiorstw pozwalają zorientować się w skali tego zjawiska. A badanie Badanie przeprowadzone przez Bennedsena, Péreza-Gonzáleza i Wolfenzona, obejmujące prawie 13 000 duńskich firm i opublikowane w czasopiśmie „Journal of Finance”, wykazało, że hospitalizacja dyrektora generalnego trwająca od pięciu do siedmiu dni obniżała rentowność firmy o 7 procent w roku, w którym wystąpiła choroba. Dłuższy pobyt w szpitalu, trwający dziesięć dni lub więcej, obniżał operacyjną rentowność aktywów o około kolejny punkt procentowy. Nawet krótka nieobecność osoby na najwyższym stanowisku pozostawia wymierny ślad w działalności firmy. Wakujące stanowisko członka kierownictwa wyższego szczebla ma realne konsekwencje finansowe, a nie jest jedynie utrudnieniem organizacyjnym.

Decyzja, przed którą faktycznie stoi zarząd

Gdy prawdziwy harmonogram stanie się jasny, decyzja dotycząca wakatu na stanowisku kierowniczym nabiera innego charakteru. Nie chodzi już o to, jak skrócić proces rekrutacji. Chodzi o to, czy firma jest w stanie funkcjonować pomimo wakatu na stanowisku kierowniczym, czy też musi znaleźć rozwiązanie tymczasowe.

Stabilna firma działająca na dojrzałym rynku może czasami poradzić sobie z kilkoma kwartałami spowolnienia w podejmowaniu decyzji. Jej obecny zarząd jest w stanie przez pewien czas udźwignąć ten ciężar. Firma stojąca w obliczu audytu klienta, testu warunków kredytowych, sezonowego szczytu lub złożonych zobowiązań związanych z łańcuchem dostaw zazwyczaj nie jest w stanie tego zrobić. Koszt zwlekania nie maleje w trakcie trwania poszukiwań. Staje się on widoczny dopiero wtedy, gdy firma nie dotrzyma terminu.

Czego wymaga prawidłowo zatwierdzony mandat tymczasowy

Wypełnienie wakatu na stanowisku kierowniczym oznacza powołanie tymczasowego kierownika, a nie tylko zapełnienie luki. Sposób sformułowania zakresu obowiązków ma równie duże znaczenie, co samo powołanie. Badania przeprowadzone przez Yale School of Management, oparte na analizie Ballingera i Marcela z 2010 roku opublikowanej w czasopiśmie „Strategic Management Journal”, podnoszą w tym kontekście istotną kwestię. Liderzy tymczasowi, którym przyznano ograniczoną swobodę działania, mogą spowalniać proces decyzyjny zamiast go przyspieszać.

To stwierdzenie zasługuje na bezpośrednią odpowiedź, a nie na lekceważenie. Opisana w nim niepowodzenie jest rzeczywiste. Wskazuje ono na problem związany z konstrukcją upoważnienia, a nie stanowi powód do rezygnacji z mianowania tymczasowego. Aby upoważnienie mogło funkcjonować, potrzebne są trzy elementy.

Pełne mianowanie zgodnie z przepisami, więc członek zarządu pełni rzeczywistą funkcję, a nie ma jedynie doradczej roli obserwacyjnej.

Jasno określone progi dotyczące oznakowania handlowego, uzgodniono to z zarządem jeszcze przed pierwszym dniem.

Jednoznaczne poparcie zarządu, zwłaszcza gdy dana decyzja spotyka się z negatywnym odbiorem na miejscu.

Partner tymczasowy CE ściśle nadzoruje zlecenie utworzone w ten sposób – nie po to, by kierować firmą, ale by zadbać o to, by uprawnienia z nim związane nigdy nie uległy cichej erozji. Należy zapewnić tymczasowemu kadrze kierowniczej rzeczywiste uprawnienia decyzyjne. Dzięki temu będą oni rozwijać firmę, a nie tylko utrzymywać ją w status quo do czasu zatrudnienia stałego pracownika. Dobrze sformułowany zakres obowiązków pozwala obsadzić wakat na stanowisku kierowniczym. Niejasny zakres obowiązków jedynie przedłuża ten stan.

Studium przypadku: Ile faktycznie kosztowało austriackiego dostawcę dziesięciomiesięczne pozostawanie lokalu pustym

Średniej wielkości austriacki producent sprzętu przemysłowego prowadził zakład produkcyjny w pobliżu Győru na Węgrzech. We wrześniu jego dyrektor zarządzający nagle odszedł ze stanowiska.

Austriacka rada nadzorcza podjęła szybkie działania i zatrudniła firmę rekrutacyjną z Wiednia. Firma jasno określiła harmonogram: cztery miesiące na znalezienie stałego następcy oraz sześciomiesięczny okres wypowiedzenia, który wybrany kandydat musiałby jeszcze odbyć. Łącznie oznaczało to, że najwcześniejszy realistyczny termin rozpoczęcia pracy to lipiec następnego roku. Oznacza to, że od momentu odejścia we wrześniu stanowisko kierownicze pozostanie nieobsadzone przez pełne dziesięć miesięcy.

Stawka była bezpośrednia, a nie abstrakcyjna. Węgierski zakład był w trakcie uruchamiania zrobotyzowanej komory spawalniczej o wartości ośmiu milionów euro dla niemieckiego klienta z branży motoryzacyjnej. Dziesięć miesięcy bez dyrektora zarządzającego na miejscu bezpośrednio zagrażało terminom dostaw. Zagrażało to również karom umownym za opóźnienia związane z tymi terminami.

Wypełnianie luki: jak funkcjonował mandat tymczasowy

Austriacka rada nadzorcza zleciła realizację zadania firmie CE Interim. W ciągu siedemdziesięciu dwóch godzin od otrzymania kompletnego opisu zlecenia firma CE Interim zapewniła obecność na miejscu doświadczonego dyrektora zarządzającego z branży produkcyjnej.

Mandat ten zawierał te same trzy elementy, które są niezbędne w przypadku prawidłowo zatwierdzonej nominacji tymczasowej. Od pierwszego dnia zapewniał on osobie wykonującej tę funkcję pełne uprawnienia wynikające z przepisów. Określał jasne uprawnienia do podpisywania dokumentów. Zawierał również wyraźne poparcie zarządu dla podejmowania w razie potrzeby niepopularnych decyzji na poziomie zakładowym.

Po uzyskaniu tych uprawnień prace przebiegały zgodnie z jasnym planem. Najpierw ustanowiono formalny urząd ustawowy, aby podmiot mógł bez opóźnień podpisywać dokumenty, dokonywać płatności i wydawać polecenia. Następnie zajęto się komórką spawalniczą zrobotyzowaną. Dyrektor tymczasowy doprowadził do jej uruchomienia, zamiast pozostawiać sprawę w zawieszeniu, podczas gdy agencja rekrutacyjna nadal poszukiwała kandydata na stałe stanowisko. Potem przyszła kolej na wąskie gardła na hali produkcyjnej, które narastały od września. Dyrektor tymczasowy rozwiązał te problemy, nie czekając na szerszy przegląd strategiczny.

Wskaźnik terminowości dostaw do klientów utrzymywał się przez cały czas na poziomie 99,4%. Liczba ta miała największe znaczenie dla klienta z branży motoryzacyjnej, który czekał na komórkę spawalniczą. Stały dyrektor zarządzający objął stanowisko w lipcu następnego roku, zgodnie z harmonogramem przewidzianym przez firmę rekrutacyjną. Tymczasowy dyrektor przeprowadził wówczas trzytygodniowe przekazanie obowiązków operacyjnych. Nowy lider przejął zakład, w którym nie odnotowano żadnych roszczeń gwarancyjnych ze strony klientów i który charakteryzował się dodatnim przepływem środków pieniężnych, a nie zakład, w którym wciąż trwała przebudowa. Dzięki odpowiednio upoważnionemu zleceniu udało się obsadzić stanowisko kierownicze bez utraty kontroli nad halą produkcyjną przez firmę.

Często zadawane pytania

Ile czasu zajmuje zastąpienie członka kierownictwa wyższego szczebla w Europie?

Zazwyczaj od sześciu miesięcy w najszybszym przypadku do znacznie ponad roku w najdłuższym. Poszukiwanie kandydatów na stanowiska operacyjne trwa od trzech do sześciu miesięcy. Poszukiwanie dyrektora generalnego trwa od czterech do ośmiu miesięcy. Należy dodać do tego okres wypowiedzenia, który w Niemczech, Szwajcarii i Francji wynosi często od trzech do dwunastu miesięcy. Rzeczywisty czas trwania wakatu wynosi zatem od sześciu do czternastu miesięcy – jest to rzeczywisty czas trwania wakatu na stanowisku kierowniczym, a nie sam czas poszukiwań. Niewiele zarządów uwzględnia oba te czynniki przed rozpoczęciem poszukiwań.

Czy firma może wykupić okres wypowiedzenia pracownika na stanowisku kierowniczym?

Tylko wtedy, gdy obecny pracodawca zgodzi się zwolnić pracownika przed upływem okresu wypowiedzenia, a w branżach o dużej konkurencji większość z nich tego nie robi. Pracodawcy rutynowo wymagają od kandydatów przestrzegania pełnego okresu wypowiedzenia i egzekwują klauzule o zakazie konkurencji, zamiast zwalniać pracownika osiągającego dobre wyniki na rzecz konkurencji. Wypłata odszkodowania może być niemożliwa z handlowego lub prawnego punktu widzenia, niezależnie od tego, co oferuje zarząd firmy przyjmującej. Należy założyć, że będzie obowiązywał pełny okres wypowiedzenia, chyba że odchodzący pracodawca potwierdził już na piśmie zgodę na zwolnienie.

Czy kandydat wewnętrzny pozwala całkowicie uniknąć wakatu na stanowisku kierowniczym?

Nie automatycznie. Kandydat wewnętrzny szybciej wchodzi w rolę tylko wtedy, gdy dysponuje już rzeczywistą władzą, uznaniem wśród klientów oraz zaufaniem pracowników. Kompetentny zastępca bez ustawowego doświadczenia nadal potrzebuje jasno określonego, ograniczonego czasowo mandatu, a nie nieograniczonej w czasie funkcji pełnionej tymczasowo. Niejasno określona nominacja zazwyczaj trwa dłużej niż wakat na stanowisku kierowniczym, który miała zapełnić.

Dlaczego różnica ta jest większa w przypadku spółki zależnej w Europie Środkowej i Wschodniej niż w przypadku centrali?

Ponieważ po obu stronach granicy te dwa zegary tykają w różnym tempie. Akcjonariusze w Polsce, Czechach czy na Węgrzech mogą odwołać członka zarządu ze skutkiem natychmiastowym, więc odejście następuje szybko. Osoba zastępująca pozostaje związana niemieckim lub szwajcarskim okresem wypowiedzenia liczonym w miesiącach. Spółka zależna traci swojego szefa z dnia na dzień i czeka na harmonogram ustalony przez centralę, co często wydłuża okres wakatu nawet do roku.

Jakie działania powinna podjąć rada nadzorcza w okresie, gdy trwa zarówno proces rekrutacji, jak i okres wypowiedzenia?

Należy wcześnie zdecydować, czy firma jest w stanie poradzić sobie z wakatem na stanowisku kierowniczym, czy też konieczne jest tymczasowe obsadzenie tego stanowiska. Nie należy wracać do tej kwestii na każdym posiedzeniu zarządu. Często zdarza się, że w przewidywanym okresie ma miejsce audyt klientów, test zgodności z warunkami umowy lub sezonowy szczyt. Tymczasowy dyrektor może zapewnić stabilność firmy w trakcie trwania procesu rekrutacyjnego. Umożliwiają to pełne uprawnienia ustawowe oraz jasno określone uprawnienia do podpisywania dokumentów.

Powiązana wiedza i kolejny krok

Wakujące stanowisko kierownicze o zasięgu międzynarodowym rzadko pojawia się w oderwaniu od innych kwestii. Zazwyczaj wiąże się ono z decyzją dotyczącą wewnętrznej sukcesji, działaniami zarządu w pierwszym tygodniu oraz tym, jak firma objęta dochodzeniem może kontynuować działalność w trakcie odbudowywania zaufania. Na kolejnych stronach omówiono szczegółowo każdą z tych kwestii.

Warto przeczytać:

Dlaczego francuska centrala traci kontrolę nad przejętą rumuńską spółką zależną

Tymczasowy dyrektor zarządzający zagranicznej spółki zależnej: zapewnienie dostaw dla klientów w zakładzie na Węgrzech

Tymczasowa restrukturyzacja CRO a tymczasowy dyrektor zarządzający: wybór kierownictwa dla przynoszącej straty czeskiej spółki zależnej

Sytuacja związana z wakatem na stanowisku kierowniczym nie poprawia się z upływem czasu. Staje się ona widoczna dopiero później, gdy firma już nie dotrzymała terminu. CE Interim zapewnia transgraniczne wsparcie kierownicze w zakresie kluczowych transformacji biznesowych.

Kandydat na stanowisko kierownicze, który przeszedł już weryfikację, spełnia wymagania zlecenia i podpisał umowę o zachowaniu poufności, jest gotowy do podjęcia pracy po sporządzeniu briefu zlecenia i zapewni stabilność działalności w trakcie trwania procesu rekrutacji na stanowisko stałe. Skontaktuj się z Tymczasowy partner CE w sprawie obsadzenia wakatu na stanowisku kierowniczym.