W skrócie

Nowo wydzielona spółka od samego początku potrzebuje uprawnień do samodzielnego składania podpisów. Musi wiedzieć, kto może podpisać umowę, zlecić wypłatę środków lub złożyć sprawozdanie ustawowe. Zakres uprawnień do samodzielnego składania podpisów przysługujących wyznaczonemu członkowi zarządu zależy od zakresu pełnomocnictwa, a nie wyłącznie od struktury własnościowej. Nabywcy często zakładają, że uprawnienia prawne przechodzą automatycznie wraz z udziałami. Tak jednak nie jest. Lokalne banki, urzędy skarbowe, dostawcy i klienci nie będą uznawać zespołu transakcyjnego spółki macierzystej. Potrzebują oni formalnie upoważnionego członka kadry kierowniczej lub zarejestrowanego przedstawiciela ustawowego.

Luka między warunkiem zakończenia a uprawnieniami dotyczącymi gotowości na dzień 1 wyodrębnienia

Transakcja zostaje sfinalizowana pod względem finansowym o północy. Następuje rozliczenie ceny zakupu. Dochodzi do przeniesienia certyfikatów akcji. Nabywca formalnie powołuje nowy zarząd. Na papierze nabywca jest teraz właścicielem przedsiębiorstwa.

Następnego ranka praca może utknąć z powodu jednego pytania: kto właściwie posiada uprawnienia do podpisywania dokumentów w imieniu firmy jako samodzielny podmiot?

Przez cały okres funkcjonowania w ramach grupy macierzystej zbywany zakład nie posiadał własnych uprawnień do samodzielnego podpisywania dokumentów jako odrębny podmiot. Wszystkie umowy podpisywali członkowie kierownictwa grupy w centrali. Podpisywali oni każde zamówienie zakupowe przekraczające niewielki próg. Podpisywali każdą umowę kredytową oraz każdy dokument wymagany przepisami. Rezygnacja tych członków kierownictwa stanowi warunek sfinalizowania transakcji.

Zespół transakcyjny kupującego często zakłada, że lokalne kierownictwo zakładu może po prostu przejąć obowiązki. Tak jednak nie jest. Dyrektor zakładu, który dobrze zarządza produkcją, może nie posiadać pełnomocnictwa. Może nie mieć upoważnienia bankowego. Może nie posiadać ustawowych uprawnień do zaciągania zobowiązań w imieniu firmy. Ta luka szybko staje się widoczna. Dostawca, bank lub urząd skarbowy proszą o podpis. Nikt na miejscu nie jest w stanie jej dostarczyć. Właśnie w takich sytuacjach po raz pierwszy ujawnia się brak uprawnień do podpisywania dokumentów przez samodzielny podmiot.

To jest pytanie o uprawnienia do podpisywania w imieniu samodzielnego podmiotu w najprostszej postaci. Kto może działać w imieniu spółki, która z dnia na dzień zmieniła właściciela na papierze?

Dlaczego przyznawanie uprawnień do podpisywania w imieniu samodzielnych podmiotów staje się coraz trudniejsze w przypadku spółek zależnych działających w różnych krajach

Kwestia uprawnień do podpisywania umów przez samodzielny podmiot staje się trudna do rozwiązania, gdy wydzielenie ma charakter transgraniczny. Zespół transakcyjny nabywcy zazwyczaj ma siedzibę w jednym centrum finansowym. Spółki zależne prowadzące działalność operacyjną podlegają prawu spółek zupełnie innego kraju.

Każda jurysdykcja ustala własne zasady dotyczące tego, kto może zaciągać zobowiązania w imieniu spółki, kto musi figurować w rejestrze handlowym oraz jakie dokumenty bank lub sąd uznają za dowód. Sam fakt wydania polecenia przez partnera operacyjnego funduszu private equity nie powoduje aktualizacji zagranicznego rejestru. Dotyczy to nawet partnerów o najwyższym szczeblu. Sądy i banki opierają się na zweryfikowanych dokumentach korporacyjnych, a nie na wiadomościach e-mail.

Nie jest to sytuacja, w której jedna ze stron zachowuje się nierozsądnie. Lokalne banki i rejestry po prostu stosują przepisy obowiązujące przed zawarciem transakcji. Zadaniem nabywcy jest staranne ustalenie, kto posiada delegowane uprawnienia do podpisywania w imieniu samodzielnego podmiotu, a kto – uprawnienia ustawowe. Kwestia ta nie rozwiąże się sama po zmianie właściciela.

Wykrycie utraty uprawnień do podpisywania dokumentów w pierwszych tygodniach po przejęciu

Rady nadzorcze rzadko przewidują podczas negocjacji lukę w uprawnieniach do podpisywania umów przez samodzielny podmiot. Zazwyczaj ujawnia się ona jako szereg praktycznych symptomów w pierwszych tygodniach po sfinalizowaniu transakcji.

Transakcje płatnicze utknęły w martwym punkcie. Bank nie realizuje zleceń od osoby podpisującej, której tożsamości nie zweryfikował. Dostawcy wstrzymują przyjmowanie nowych zamówień. Umowa zakupowa, którą uznali, straciła ważność, a nikt na miejscu nie posiada pełnomocnictwa do podpisania nowej. Klienci wstrzymują się z podejmowaniem nowych zobowiązań, dopóki nie ustalą, kto może reprezentować firmę.

Rutynowe zatwierdzenia trafiają aż do sponsora. Dotyczy to nawet drobnych napraw sprzętu czy przedłużenia umowy leasingowej, ponieważ nie ma żadnego organu pośredniczącego. Sprawy załatwiane lokalnie w urzędach skarbowych lub urzędach pracy również utknęły w martwym punkcie. Wymagają one podpisu osoby formalnie upoważnionej do jego złożenia.

Żadna z tych oznak nie wskazuje na niekompetencję którejkolwiek ze stron. Wskazują one na lukę w uprawnieniach do podpisywania dokumentów przez odrębny podmiot, której nikt nie usunął przed zakończeniem projektu.

Uporządkowanie uprawnień decyzyjnych przekazanych w ramach całego spektrum uprawnień do podpisywania dokumentów

Rozwiązanie tej kwestii nie sprowadza się do wyboru zero-jedynkowego. Nie chodzi tu o pełnię uprawnień ustawowych kontra całkowity brak uprawnień. Jest to cała skala możliwości. To, gdzie na tej skali plasuje się dyrektor wykonawczy, zależy od zakresu uprawnień przyznanych mu przez zarząd.

Model CE Interim dzieli to spektrum na trzy poziomy. Pierwszy poziom dotyczy przekazanych uprawnień operacyjnych. Obejmuje on większość mandatów stabilizacyjnych. Zarząd przyznaje kierownictwu uprawnienia określone w umowie, w tym delegowane uprawnienia decyzyjne w zakresie bieżących wydatków, bez konieczności formalnego mianowania na mocy przepisów ustawowych.

Drugi poziom to reprezentacja ustawowa. Ma ona zastosowanie w sytuacjach, gdy wymagają tego lokalne uwarunkowania. Jednym z przykładów jest impas bankowy. Innym przykładem jest zatrzymanie przesyłki przez służby celne, które może zostać rozwiązane wyłącznie przez zarejestrowanego przedstawiciela.

Trzeci poziom to podstawowe uprawnienia ustawowe. Pozostają one w gestii zarządu niezależnie od zakresu jego uprawnień. Obejmują one zatwierdzanie rocznych sprawozdań finansowych, znaczących nakładów kapitałowych oraz długoterminowych decyzji strategicznych.

Podział obowiązków pozostaje niezmienny niezależnie od tego, który poziom ma zastosowanie:

Kierownik: odpowiada za profesjonalne kierowanie zespołem i realizację zadań.

Klient: przyznaje samodzielnemu podmiotowi uprawnienia do podpisywania dokumentów, zachowując jednocześnie odpowiedzialność za podjętą decyzję korporacyjną.

Ustawowe ramy zarządzania oraz wskaźniki referencyjne dotyczące uprawnień do podpisywania dokumentów w obrocie transgranicznym

Zarządzanie samodzielnymi uprawnieniami do składania podpisów w europejskich spółkach zależnych wymaga rygorystycznego przestrzegania przepisów prawa spółek oraz dogłębnej analizy zasad ładu korporacyjnego.

Badania opublikowano w publikacji „Harvard Law School Forum on Corporate Governance” podkreślono, że zarządzanie międzynarodowymi spółkami zależnymi stanowi główne źródło ukrytego ryzyka prawnego i operacyjnego dla zarządów spółek.

Zgodnie z Niemiecki kodeks handlowy (Kodeks handlowy / HGB) § 49 i § 54 – w europejskiej praktyce korporacyjnej wprowadza się ścisłe rozróżnienie między formalnym pełnomocnictwem handlowym, znanym jako „Prokura”, a ogólnym upoważnieniem operacyjnym, znanym jako „Handlungsvollmacht”.

W systemach prawnych krajów Europy Środkowej reprezentacja ustawowa wiąże się z osobistą odpowiedzialnością prawną. Zgodnie z czeską ustawą o spółkach handlowych (Ustawa (ust. nr 90/2012), dyrektorzy wykonawczy lub „jednatel” mają ścisły obowiązek dochowania należytej staranności w zarządzaniu.

Jak omówiono w transakcji badania Według firmy McKinsey & Company określenie uprawnień decyzyjnych od pierwszego dnia stanowi jeden z najważniejszych obszarów działań operacyjnych w procesie integracji po wydzieleniu działalności.

Co wiarygodna interwencja polegająca na wyodrębnieniu ustala w pierwszej kolejności w odniesieniu do uprawnień do podpisywania dokumentów

Doświadczony menedżer, który staje przed taką sytuacją, nie próbuje naprawić wszystkiego już pierwszego dnia. Kolejność działań ma większe znaczenie niż tempo.

Po pierwsze, należy sporządzić wykaz osób, które obecnie posiadają uprawnienia do podpisywania dokumentów w imieniu samodzielnego podmiotu. Należy ustalić, którzy z tych sygnatariuszy odejdą z firmy w momencie finalizacji transakcji. Ten pojedynczy krok zazwyczaj pozwala zidentyfikować lukę, zanim ktokolwiek inny ją zauważy. To właśnie stanowi sedno przygotowań do pierwszego dnia wydzielenia podmiotu. Nie jest to idealna struktura zarządzania. Jest to sekwencja działań, która pozwala najpierw wyeliminować najpilniejsze luki.

Zanim ktokolwiek podpisze kolejny dokument, należy ustalić zatwierdzone przez zarząd uprawnienia delegowane dla kierownictwa w oddziale. Zakres tych uprawnień należy ograniczyć do tego, czego faktycznie wymaga mandat. Po przyznaniu uprawnień należy ustalić wielopoziomowe progi finansowe. Pozwoli to lokalnemu kierownictwu podejmować decyzje dotyczące zwykłych wydatków bez konieczności eskalowania każdej decyzji do zarządu.

Dalsza sekwencja przebiega zgodnie z następującymi kluczowymi etapami:

Dopiero wtedy należy pisemnie poinformować banki, głównych dostawców i organy celne o tym, kto obecnie posiada uprawnienia do podpisywania dokumentów w imieniu samodzielnego podmiotu, aby weryfikacja nie stała się kolejnym wąskim gardłem.

Rejestracja ustawowa, o ile wymaga tego mandat, ma charakter uzupełniający, a nie przewodni.

Należy od samego początku dokumentować każdy akt delegowany, tak aby stały przywódca, który ostatecznie przejmie obowiązki, miał jasny obraz tego, co się wydarzyło i dlaczego.

Wymiar transgraniczny: zarządzanie uprawnieniami do podpisywania dokumentów między centralą a kierownictwem lokalnym

W zespole ds. transakcji sponsora rzadko zdarza się, by znalazła się osoba posiadająca uprawnienia do samodzielnego podpisywania umów w imieniu lokalnego podmiotu. Zespół ten może znajdować się setki kilometrów dalej. Może nadzorować kilka innych spółek. Może też nie dysponować nikim, kto mógłby pracować w tej konkretnej firmie w pełnym wymiarze godzin.

Tymczasem lokalne kierownictwo może szczegółowo rozumieć sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa. Być może jednak do tej pory nie posiadało uprawnień ani nie ponosiło odpowiedzialności za reprezentowanie go na zewnątrz. Nie jest to porażka żadnej ze stron. Odzwierciedla to sposób, w jaki grupa macierzysta prowadziła działalność przed transakcją, a nie to, jak ktokolwiek zaprojektowałby ją od podstaw.

Kierownik tymczasowy, mianowany z jasno określonym zakresem uprawnień, bezpośrednio wypełnia tę lukę w zakresie uprawnień do podpisywania dokumentów w ramach danego podmiotu. Kierownik ten podlega zarządowi i działa w ramach uprawnień do podpisywania dokumentów dla danego podmiotu, określonych w mandacie. Rolą CE Interim jest pomoc zarządowi w zdefiniowaniu tego mandatu oraz nadzorowanie procesu mianowania poprzez nadzór sprawowany przez partnerów. Firma ta sama w sobie nie posiada żadnych uprawnień.

Studium przypadku: ustanowienie uprawnień do podpisywania dokumentów przez odrębny podmiot w ramach wydzielenia działalności między Austrią a Czechami

Zakres zlecenia: zbycie spółki zależnej nieposiadającej uprawnień do podpisywania umów po jej przejęciu

Austriacka grupa przemysłowa z siedzibą w Linzu sprzedała swój dział zajmujący się precyzyjnymi zaworami hydraulicznymi i siłownikami. Nabywcą był fundusz private equity z segmentu średnich przedsiębiorstw z siedzibą we Frankfurcie. W skład działu wchodziła fabryka w Pilźnie. Wartość transakcji wyniosła 58 mln EUR.

Zgodnie z umową transakcyjną każdy austriacki członek zarządu, który reprezentował czeską spółkę operacyjną, złożył rezygnację w momencie zamknięcia transakcji. Jest to standardowa praktyka stosowana w celu uzyskania całkowitego rozdzielenia struktury własnościowej.

Żadna osoba z zespołu funduszu we Frankfurcie nie posiadała uprawnień do podpisywania dokumentów w imieniu tej jednostki jako samodzielnego podmiotu. Podobnie było w przypadku zakładu w Pilźnie. Luka ta powstała w momencie, gdy rezygnacje te weszły w życie.

Trudności operacyjne: blokady bankowe i wstrzymanie odprawy celnej spowodowane brakiem uprawnień do podejmowania decyzji w ramach delegacji

Drugiego dnia rano po sfinalizowaniu transakcji w oddziale w Pilźnie pojawiły się jednocześnie dwa odrębne problemy. Czeski bank komercyjny zablokował wszystkie wychodzące płatności elektroniczne. W wyniku zamknięcia transakcji usunięto z rejestru austriackich sygnatariuszy, a w dokumentacji nie figurali żadni zweryfikowani następcy. Spowodowało to wstrzymanie płatności dla dostawców oraz wypłat wynagrodzeń w tym tygodniu.

W tym samym czasie czeski urząd celny zatrzymał dostawę zwojów stali przeznaczonych na linię produkcyjną zakładu. W zgłoszeniu importowym brakowało podpisu upoważnionego przedstawiciela firmy.

Każda godzina, przez którą przesyłka pozostawała w urzędzie celnym, przybliżała zakład do wstrzymania pracy głównej linii produkcyjnej. Termin dostawy dla kluczowego klienta był już zagrożony. Kierownictwo zakładu doskonale zdawało sobie sprawę z problemu. Nie mogło jednak nic z tym zrobić: nikt na miejscu nie posiadał uprawnień do samodzielnego podpisywania dokumentów wymaganych przez bank lub urząd celny. Planiści produkcji musieli co godzinę podejmować decyzję, czy utrzymać pracę linii, zakładając, że zwoje zostaną odprawione na czas.

Działanie: przywrócenie uprawnień do samodzielnego podpisywania dokumentów w ciągu 72 godzin

Firma CE Interim zapewniła na miejscu sprawdzonego menedżera, którego profil idealnie odpowiadał zleceniu, gotowego do podjęcia pracy w ciągu 72 godzin od otrzymania pełnej specyfikacji zlecenia. Następnie menedżer ten zrealizował czteroczęściowy plan działania.

Po pierwsze, pełnomocnictwo nadzwyczajne, poświadczone notarialnie w tym samym tygodniu, upoważniło kierownictwo do odprawy zatrzymanej przesyłki celnej. Miało to miejsce, zanim linia produkcyjna straciła jedną zmianę.

Po drugie, dyrektor spotkał się bezpośrednio z pracownikami działu kredytowego banku. Przedstawił zaktualizowany regulamin oraz wzór podpisu, które dokładnie odpowiadały dokumentom wymaganym w wewnętrznej liście kontrolnej banku dotyczącej zgodności z przepisami. Dzięki temu wypłaty wynagrodzeń i płatności dla dostawców zostały zrealizowane w ciągu kilku dni, a nie tygodni.

Po trzecie, kierownictwo ustaliło matrycę decyzyjną. Lokalni menedżerowie mogli samodzielnie zatwierdzać wydatki do kwoty 50 000 EUR. Wszelkie kwoty powyżej tej granicy wymagały wspólnej zgody kierownictwa i zarządu.

Po czwarte, zlecenie i trwająca współpraca bankowa wymagały czegoś więcej niż tylko tymczasowego rozwiązania. Członek zarządu dokonał formalnej rejestracji jako „jednatel” w czeskim rejestrze handlowym, aby zapewnić długoterminową zgodność z przepisami. W ten sposób raz na zawsze wyeliminowano lukę w zakresie uprawnień do podpisywania dokumentów przez samodzielny podmiot, nie tylko na potrzeby sytuacji nadzwyczajnej.

Cztery kluczowe etapy osiągnięte w trakcie 72-godzinnej sekwencji interwencyjnej to:

Awaryjna odprawa celna: Uzyskano poświadczone notarialnie pełnomocnictwo umożliwiające zwolnienie zatrzymanych surowców przed wstrzymaniem produkcji.

Odblokowanie usług bankowych: Przedłożono zaktualizowany regulamin oraz wzory podpisów w celu przywrócenia obsługi płatności bankowych.

Matryca decyzyjna: Wprowadzono lokalne progi wydatków do kwoty 50 000 EUR, które nie wymagają przedłożenia sprawy zarządowi.

Rejestracja w rejestrze handlowym: Dokonano formalnego wpisu jako jednatel w czeskim rejestrze handlowym w celu sprawowania długoterminowego zarządzania.

Wynik: utrzymanie gotowości na pierwszy dzień oraz sprawne przekazanie obowiązków kierowniczych

Zakład dotrzymał zobowiązań dostawczych wobec swojego głównego klienta. Udało mu się uniknąć przestoju produkcyjnego, który w pewnym momencie wydawał się nieunikniony już za kilka godzin. Wybrany przez fundusz stały dyrektor zarządzający z Czech objął stanowisko w szóstym miesiącu. Zastał on przejrzystą strukturę organizacyjną, obowiązujące upoważnienia bankowe oraz udokumentowaną matrycę decyzyjną. Przed podjęciem działań nie pozostały żadne nierozstrzygnięte kwestie dotyczące uprawnień do podpisywania dokumentów w ramach odrębnego podmiotu.

Najczęściej zadawane pytania: uprawnienia do podpisywania dokumentów i kontrola nad spółką

Kto posiada uprawnienia do podpisywania dokumentów w imieniu nowo wyodrębnionej spółki jako samodzielnego podmiotu prawnego?

Jedynie osoby, którym formalnie przyznano uprawnienia, mogą zaciągać zobowiązania w imieniu spółki. Oznacza to osoby wymienione w uchwale zgromadzenia akcjonariuszy, w zarejestrowanym pełnomocnictwie lub w wpisie do rejestru handlowego. Uprawnienia nie przechodzą automatycznie wraz z własnością. Dotyczy to nawet sytuacji, w której nowy właściciel posiada 100 procent udziałów. Zarządy, które zakładają inaczej, zazwyczaj odkrywają lukę w uprawnieniach do samodzielnego podpisywania w momencie odrzucenia zlecenia bankowego lub gdy dostawca nie akceptuje podpisu, którego nie da się zweryfikować.

Czy tymczasowy członek kadry kierowniczej może pełnić funkcję przedstawiciela zgodnie z przepisami prawa oraz posiadać uprawnienia decyzyjne wynikające z pełnomocnictwa?

Tak, w przypadkach, gdy wymaga tego mandat. Reprezentacja ustawowa zależy od zakresu uprawnień przyznanych przez zarząd, a nie od sztywnej zasady. Wiele zleceń stabilizacyjnych wymaga jedynie przekazania uprawnień operacyjnych, przy czym uprawnienia do reprezentacji na mocy ustawy pozostają na poziomie grupy. Niektóre zlecenia wymagają szerszych uprawnień. Jest to powszechne w sytuacjach, gdy impas bankowy lub regulacyjny wymaga obecności zarejestrowanego przedstawiciela na miejscu. Zakres uprawnień ustala zarząd. Zlecenie określa następnie uprawnienia do podpisywania dokumentów przez samodzielny podmiot, które z niego wynikają.

Jakie uprawnienia do podpisywania dokumentów w imieniu samodzielnego podmiotu powinna zachować rada nadzorcza?

Zatwierdzanie rocznych sprawozdań finansowych w każdym przypadku pozostaje w gestii zarządu. To samo dotyczy nakładów inwestycyjnych przekraczających uzgodniony próg oraz wszystkich długoterminowych decyzji strategicznych. Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, jak duże uprawnienia operacyjne zarząd przekazuje kierownictwu na miejscu. Podział ten istnieje nie bez powodu. Codzienne działania mogą przebiegać dynamicznie. Decyzje kształtujące długoterminowy kierunek rozwoju firmy pozostają w gestii osób, które ponoszą za nie ostateczną odpowiedzialność.

Co się stanie, jeśli przed sfinalizowaniem transakcji nie zostanie ustalone uprawnienie do podpisywania w imieniu samodzielnego podmiotu?

Luka ta ujawnia się sama z siebie, zazwyczaj w ciągu kilku dni. Objawia się wstrzymaniem cyklu płatności, opóźnieniem dostawy lub odmową dostawcy przyjęcia nowego zamówienia. Rozwiązanie tego problemu po fakcie wymaga więcej czasu i wysiłku niż zajęcie się nim przed zakończeniem procesu. Zarząd w rezultacie negocjuje pilne rozwiązania pod presją. Spokojniejszym rozwiązaniem jest uzgodnienie struktury zarządzania z wyprzedzeniem. Każdy dzień, w którym luka pozostaje otwarta, zwiększa koszt jej usunięcia.

Czy uprawnienia do podpisywania dokumentów przechodzą automatycznie w przypadku zmiany właściciela?

Nie. Uprawnienia do podpisywania dokumentów po przejęciu nie przechodzą automatycznie wraz z udziałami. Posiadanie udziałów a uprawnienia prawne do działania w imieniu spółki to odrębne kwestie. Rada nadzorcza musi celowo ustanowić te uprawnienia poprzez delegację lub rejestrację, w zależności od tego, czego wymaga mandat. Traktowanie tych dwóch kwestii jako jednej i tej samej jest najczęstszą przyczyną braku uprawnień do podpisywania dokumentów w samodzielnym podmiocie już od pierwszego dnia działalności.

Powiązana wiedza i kolejny krok

Decyzja, którą musi podjąć zarząd w sprawie uprawnień do podpisywania dokumentów w ramach odrębnego podmiotu, jest łatwa do sformułowania. Nie zawsze jednak łatwo jest ją wdrożyć. Przed sfinalizowaniem transakcji należy ustalić, kto posiada jakie uprawnienia do podpisywania dokumentów w ramach odrębnego podmiotu. W przeciwnym razie luka ta ujawni się już pierwszego trudnego poranka po zakończeniu transakcji.

Warto przeczytać

• Kryzys i restrukturyzacja
• Turnaround Operacyjny
• Integracja po fuzji

Czasami w zespole samego nabywcy znajduje się już osoba, która może zająć się tą sprawą na miejscu. Często jest to właściwe rozwiązanie, a przy tym najprostsze. Przestaje ono jednak wystarczać, gdy zakres zlecenia obejmuje kraj, w którym nikt z grupy nie może być obecny. Przestaje być również wystarczające, gdy wymagane uprawnienia wykraczają poza to, co może rozsądnie posiadać jeden partner operacyjny obsługujący kilka spółek portfelowych.

A Tymczasowy partner CE jest gotowy do poufnej rozmowy. Dotyczy to konkretnego terminu zakończenia oraz kwestii, które zarząd musi wcześniej wyjaśnić.