W skrócie

Postępowanie w przypadku lokalnych wymagań dotyczących globalnego szablonu ERP zaczyna się od klasyfikacji. Każde zgłoszenie to obowiązek ustawowy, umowa z klientem, fizyczne ograniczenie operacyjne lub preferencja. W przypadku pierwszych trzech wyjątki są uzasadnione wyłącznie na podstawie dwóch dowodów: wyznaczony weryfikator potwierdza potrzebę, a przetestowany standardowy projekt nie spełnia tego wymogu. Preferencja jest przedmiotem szkoleń i wsparcia w zakresie wprowadzania zmian. Orzeczenia określają, kto ponosi konsekwencje: organ projektowy odpowiedzialny za model ogólny, kierownik zakładu w przypadku konfiguracji lokalnej oraz sponsor w przypadku spraw przedawnionych i nierozstrzygniętych sporów.

Dostosowanie globalnego szablonu systemu ERP do lokalnych wymagań czeskiego zakładu

Komitet sterujący zatwierdził globalny szablon, wspólny proces oraz projekt systemu, z których będą korzystać różne podmioty wchodzące w skład grupy. Określa on wspólny model danych, plan kont oraz standardowe schematy procesów.

Następnie pierwszy czeski zakład należący do grupy z siedzibą w Niemczech przedkłada długą listę wnioskowanych zmian. Organ decyzyjny w sprawach projektowych znajduje się w siedzibie głównej, a zakład jest odrębnym podmiotem prawnym posiadającym własne umowy z klientami.

Sponsor ma dwa uzasadnione obawy. Odrzucenie każdego wniosku może spowodować, że zakład nie będzie w stanie zrealizować zamówienia lub złożyć sprawozdania ustawowego. Przyjęcie każdego wniosku sprawia, że każda zmiana staje się stałym kosztem związanym z danymi, wsparciem technicznym i aktualizacjami. W przypadku wdrożenia systemu ERP w międzynarodowej firmie pierwszy zakład wyznacza wzorzec dla wszystkich kolejnych lokalizacji, a terminy ustawowe i terminy wyznaczone przez klientów pozostają niezmienne. Niepotwierdzone wnioski podczas testów akceptacyjnych oznaczają opóźnienie uruchomienia systemu lub jego uruchomienie bez odpowiedniej dokumentacji. Skonsolidowana księga główna przestaje wówczas odzwierciedlać rzeczywisty przebieg działalności zakładu.

Równowaga między standaryzacją grupową a potrzebami operacyjnymi zakładu

Centrala opracowała szablon do sporządzania skonsolidowanych sprawozdań oraz ujednoliconego obrazu stanu środków pieniężnych, więc grupa słusznie dba o jego ochronę. Działalność zakładu opiera się na dostępności linii produkcyjnych. Etap potwierdzania, który wydłuża każdy cykl maszyny o 20 sekund, obniża wydajność, a odpowiedzialność za to ponosi kierownik zakładu.

Kłopoty zaczynają się, gdy każda ze stron odbiera obawy drugiej strony jako opór i nikt nie bierze na siebie odpowiedzialności za pogodzenie stron. Jest to luka w zarządzaniu lokalizacją systemów ERP, a nie zderzenie kultur.

Kluczowe wskaźniki osłabienia nadzoru nad szablonami systemów ERP

Komitet sterujący może odczytać cztery sygnały na podstawie własnej dokumentacji programu:

• Wnioski nieklasyfikowane. Obowiązki prawne i preferencje znajdują się na tej samej liście.
• Spotkania dotyczące plików binarnych. Opinie stają się punktem odniesienia dla danej grupy w kontekście lokalnych uwarunkowań.
• Rozwiązania zastępcze dotyczące cieni. Kluczowi użytkownicy prowadzą arkusze kalkulacyjne w trybie offline, aby uniknąć standardowych księgowań.
• Pominięto przegląd projektu. Lokalne zespoły zlecają wprowadzenie zmian bez przeprowadzenia przeglądu architektury.

Każda z tych sytuacji wskazuje, że grupa nie dysponuje wiarygodnymi danymi na temat tej rośliny.

Podział lokalnych wymagań dotyczących globalnego szablonu ERP na cztery grupy

Każde zgłoszenie należy zaklasyfikować do jednej z czterech grup, zanim ktokolwiek rozpocznie dyskusję na jego temat. Pierwsza klasyfikacja ma charakter tymczasowy, a dowody przedstawione przez weryfikatora potwierdzają ją lub zmieniają.

• Obowiązek ustawowy. Obowiązek prawny, taki jak sprawozdawczość podatkowa. Sprawdzają to lokalni specjaliści ds. prawa, podatków lub płac.
• Zobowiązanie wynikające z umowy lub wobec klienta. Format komunikatu, etykieta lub zasada pakowania. Zgodność z nimi jest weryfikowana na podstawie umowy lub instrukcji dla klienta.
• Fizyczne ograniczenie eksploatacyjne. Ograniczenie wynikające z charakterystyki budynku, wyposażenia lub czasu cyklu. Inżynierowie zakładu weryfikują je na podstawie danych z linii produkcyjnej.
• Preferencje. Znajomość dotychczasowego interfejsu lub utrwalonych nawyków. Rozwiązaniem jest szkolenie kluczowych użytkowników oraz wsparcie w procesie zmian.

Obowiązek ustawowy nakłada na zakład obowiązek dostosowania się do przepisów, ale nie zawsze wymaga to od grupy dostosowania rozwiązania do konkretnych potrzeb. Spełnić ten wymóg może standardowa lokalizacja lub warstwa raportowa.

Najważniejsze informacje dotyczące wniosków o wyjątki od globalnych szablonów ERP

Żądanie staje się sprawdzalne, gdy zawiera pięć faktów:

• Transakcja lub proces, którego to dotyczy, np. przyjęcie towaru.
• Dowód potwierdzający potrzebę oraz nazwisko właściciela, który go posiada.
• Standardowa opcja przetestowana przez zespół projektowy oraz wynik.
• Konsekwencje dla zakładu w przypadku utrzymania standardowego projektu.
• Przewidywany wpływ na dane, interfejsy, wsparcie techniczne oraz przyszłe lokalizacje.

Wniosek, w którym nie można podać trzeciego faktu, nie opiera się na żadnym wyniku badania, niezależnie od swojej kategorii.

Ustalanie priorytetów wniosków o wyjątki w systemie ERP według harmonogramu i skutków

Doświadczony sponsor przegląda listę wniosków pod kątem brakujących elementów. Trzy luki wymagają ostrożności: oznaczenie ustawowe bez podania nazwiska specjalisty, wymóg klienta przytoczony z pamięci oraz ograniczenie fizyczne bez danych liniowych. Każda z nich jest niepotwierdzona, ale niebłędna, więc wniosek pozostaje otwarty.

Kolejność działań jest zgodna z datami. Termin klasyfikacji należy ustalić wstecz, licząc od momentu zakończenia testów akceptacyjnych, uwzględniając jeden pełny cykl ponownych testów oraz czas potrzebny specjalistom na realizację zadania. Wniosek opatrzony datą, który nie został jeszcze potwierdzony, trafia następnie do sponsora. Wniosek bez daty, w którym brakuje pięciu wymaganych informacji, wraca do wnioskodawcy. Preferencje wchodzą w życie w standardowym projekcie z odnotowaną datą przeglądu.

Role i obowiązki związane z weryfikacją wniosków dotyczących lokalnych zakładów

Lokalni specjaliści w zakładzie dysponują dokumentacją, często sporządzoną w języku czeskim: opinią podatkową, klauzulą dotyczącą klienta. Architekci z centrali zajmują się konsolidacją, danymi podstawowymi i ścieżką aktualizacji, ale nie mogą przetestować tego, czego nie są w stanie odczytać. Wyznaczony weryfikator, działający lokalnie tam, gdzie znajduje się dokumentacja, najpierw potwierdza każdy element.

Kierownik programu koordynuje proces weryfikacji i rejestruje każdą opinię, nie zatwierdzając jednak żadnej z nich. Wytyczne firmy Microsoft dotyczące wdrożenia zwraca uwagę, że zarówno klient, jak i jego partner wdrożeniowy mogą założyć, że to druga strona jest odpowiedzialna za dane działanie. Przed rozpoczęciem przeglądu należy na piśmie wskazać jednego weryfikatora dla każdego wniosku.

Ramy uprawnień decyzyjnych w zarządzaniu międzynarodowymi systemami ERP

Organ odpowiedzialny za projekt zarządza czterema elementami chronionymi: konsolidacją i planem kont, standardami danych podstawowych, ścieżką aktualizacji oraz obciążeniem wsparcia technicznego. Standardy danych podstawowych i ścieżka aktualizacji mogą ulec zmianie na ograniczony okres, o ile wyjątek ma charakter odosobniony i jest określony termin jego przeglądu. W przypadku planu kont i zasad konsolidacji zdarza się to rzadko.

Kierownik zakładu ponosi lokalną odpowiedzialność za wielkość produkcji i zgodność z przepisami. W ramach limitów określonych w regulaminie kierownik zakładu podejmuje wszelkie decyzje, które nie mają wpływu na pozostałe elementy objęte ochroną, takie jak układy etykiet. Regulamin programu określa cztery ustawienia sponsora:

• Ograniczenie dotyczące konfiguracji lokalnej instalacji, które architekci mogą zweryfikować, np. obciążenie nośne.
• Ograniczenie dotyczące zarejestrowanych rozwiązań tymczasowych, takich jak nakład pracy związany ze zmianami i ponownym testowaniem.
• Jedno okno zgłoszeniowe dla konkursów i rekomendacji.
• Odsetek kwestionowanych klasyfikacji preferencyjnych lub potwierdzonych wyjątków ustawowych, który powoduje przeprowadzenie przeglądu szablonu przed przejściem do kolejnej lokalizacji.

Kierownik zakładu współpodpisuje każdy odrzucony wniosek z pierwszych trzech grup i może zakwestionować klasyfikację preferencyjną przed upływem terminu klasyfikacji. Decyzję podejmuje sponsor w wyznaczonym terminie na udzielenie odpowiedzi; przyjmuje on również wniosek opatrzony datą, którego nie da się rozpatrzyć na czas, oraz sprzeciw, który utrzymuje się pomimo przedstawienia kompletnych dowodów. W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem jest zazwyczaj to, które najłatwiej cofnąć.

Kiedy warto zatrudnić tymczasowego dyrektora ds. programu ERP

Jeśli kierownik programu, właściciel procesu i organ decyzyjny dysponują odpowiednią ilością czasu oraz mają ustaloną ścieżkę eskalacji, mogą rozwiązać ten problem, a sama lokalna rozbieżność nie wymaga powołania tymczasowego kierownika. Decyzja, za którą nikt nie bierze odpowiedzialności, nie może jednak czekać na kolejny cykl posiedzeń komitetu sterującego. Nikt nie bierze za nią odpowiedzialności, gdy ma miejsce którakolwiek z trzech poniższych sytuacji:

• Wskazania powyżej utrzymują się również po kolejnym spotkaniu kierownictwa.
• Data prawna lub data dotycząca klienta nie ma przypisanej konkretnej osoby sprawdzającej.
• Ta sama kwestia sporna wraca do wnioskodawcy po zakończeniu postępowania dowodowego.

W takim przypadku… Tymczasowy dyrektor programu ERP obejmuje stanowisko kierownika programu. CE Interim określa zakres uprawnień przed zaproponowaniem kandydata: uprawnienia decyzyjne, strukturę podległości służbowej oraz ścieżkę eskalacji. Członek kadry kierowniczej podlega sponsorowi, a kierownik zakładu i osoba odpowiedzialna za projekt zachowują własną odpowiedzialność. Następnie CE Interim ocenia każdego członka kadry kierowniczej pod kątem danej sytuacji, np. uruchomienia pierwszego zakładu w dwóch krajach.

Zakres decyzji delegowanych w zakresie tymczasowego zarządzania systemem ERP

Sponsor przejmuje uprawnienia, których nie posiada kierownik programu. Kierownictwo podejmuje decyzje w sposób jednoznaczny:

• Termin klasyfikacji, wstępne sortowanie oraz jeden wyznaczony weryfikator na każde zgłoszenie.
• Potwierdzona grupa dla każdego wniosku po przedstawieniu dowodów przez weryfikatora.
• Które wnioski bez daty nie zawierają tych pięciu informacji i są zwracane wnioskodawcy.
• Zarejestrowano środki zaradcze dotyczące przeterminowanych zobowiązań, do wysokości limitu określonego w umowie czarterowej.

W sprawach dotyczących elementów chronionych oraz wniosków sponsorów kierownictwo wydaje zalecenia w wyznaczonym terminie, ale nie podejmuje decyzji. Kierownictwo nie znosi kryteriów akceptacji, nie poświadcza zgodności z wymogami prawnymi ani nie zatwierdza wprowadzenia produktu na rynek.

Kierownik odpowiada za przebieg procesu, a nie za wynik: każde zgłoszenie otrzymuje rozstrzygnięcie przed upływem wyznaczonego terminu. Tymczasowy partner CE przegląda wraz ze zleceniodawcą rejestr decyzji, zwracając uwagę na zignorowane zalecenia, spóźnione odpowiedzi zleceniodawcy oraz rozwiązania tymczasowe, których termin przeglądu już minął. W momencie przekazania rejestr wyjątków i procedura przeglądu przechodzą w ręce stałego organu projektowego.

Przykładowy rekord wyjątku w systemie ERP firmy Plant oraz studium przypadku

Studium przypadku: Zarządzanie rozbieżnościami w systemie ERP na poziomie zakładu

Poniższy scenariusz ma charakter hipotetyczny. Nie odnosi się do żadnego zlecenia od klienta.

Klient potrzebuje własnego układu etykiety w określonym terminie w ramach okna testowego. Globalny właściciel procesu opowiada się za etykietą standardową, aby zachować jednolity układ we wszystkich zakładach. Dowodem są: instrukcja obsługi klienta, której aktualność potwierdził jego własny przedstawiciel, oraz odrzucenie przez skaner. Obciążenie działu wsparcia ogranicza się do jednej konfiguracji drukowania, więc kierownik zakładu podejmuje decyzję w ramach wyznaczonych uprawnień. Gdyby układ etykiety miał wpływ na dane podstawowe, decyzję podjąłby organ odpowiedzialny za projekt.

Przykład rejestru wyjątków w systemie ERP podlegającym audytowi

Ogólne wyjątki od szablonów najlepiej traktować jako decyzje podlegające audytowi. Poniżej przedstawiono cztery przykładowe wpisy.

Spór dotyczący przepisów ilustruje proces weryfikacji. Każdy rzeczywisty wymóg czeski wymaga własnego aktualnego źródła oraz kwalifikowanej opinii lokalnej.

Włączanie zatwierdzonych wyjątków w systemie ERP do procesu kontroli zmian

Zaakceptowany wyjątek nie powoduje zmian w szablonie. Trafia on do procedury kontroli zmian, w ramach której podejmowana jest decyzja, czy zatwierdzona wersja bazowa ulegnie zmianie oraz kto ponosi odpowiedzialność za skutki dla kosztów i harmonogramu. Odrzucone wnioski pozostają w dokumentacji wraz z uzasadnieniem, dzięki czemu kolejna placówka nie musi ponownie podejmować tej dyskusji.

Najczęściej zadawane pytania: Globalne wdrożenia systemów ERP a lokalne wymagania

Czy wszystkie zakłady produkcyjne muszą stosować identyczne procesy ERP?

Nie. Model danych, plan kont oraz zasady konsolidacji pozostają wspólne. Przepływy operacyjne mogą się różnić w przypadkach, gdy istnieją przesłanki wskazujące na wymóg ustawowy, umowny lub fizyczny, którego standardowy proces nie jest w stanie spełnić. Każda różnica ma wyznaczonego właściciela, a w przypadku gdy odbiega od standardów danych podstawowych lub ścieżki aktualizacji – określoną datę przeglądu. Ten sam przepływ może generować różne wyniki lokalne, takie jak etykieta, podczas gdy dane pozostają wspólne.

Jakie dowody potwierdzają zasadność lokalnego odstępstwa od systemu ERP?

Dowód, który może zweryfikować osoba postronna, będący w posiadaniu wskazanego właściciela. Oznacza to źródło ustawowe potwierdzone przez wykwalifikowanego specjalistę, klauzulę umowną lub – w przypadku ograniczeń fizycznych – dane pomiarowe dotyczące linii oraz demonstrację. Stwierdzenie oparte na doświadczeniu może stanowić punkt wyjścia do przeglądu, ale nie może go zakończyć. Zespół projektowy musi również przetestować opcję standardową i udokumentować wynik.

Kto odpowiada za weryfikację zgodności systemu ERP z wymogami ustawowymi?

Wykwalifikowany lokalny specjalista w danej dziedzinie: doradca podatkowy ds. sprawozdawczości podatkowej, specjalista ds. płac ds. rozliczeń płacowych. Niektóre obowiązki ulegają zmianom wraz z nowelizacją przepisów, dlatego opinia jest opatrzona datą. Ten sam specjalista ponownie ją potwierdza przed ostatecznym ponownym sprawdzeniem. Jeśli opinia dotrze po upływie terminu klasyfikacji, wniosek przejmuje sponsor. Obowiązek opatrzony datą może być realizowany w ramach zarejestrowanego rozwiązania tymczasowego do momentu otrzymania spóźnionej opinii.

W jaki sposób zarządzane są zatwierdzone wyjątki w systemie ERP w ramach kontroli zmian?

Organ odpowiedzialny za projekt rejestruje to i składa wniosek o zmianę obejmujący projekt, konfigurację, koszty, testy i wsparcie techniczne. Każdy skutek ma wyznaczonego właściciela. Komisja ds. kontroli zmian zapoznaje się z pełnymi kosztami przed podjęciem decyzji o ewentualnej zmianie linii bazowej. Do tego momentu szablon i jego kod nie ulegają zmianie na poziomie lokalnym. Jedynym wyjątkiem jest rozwiązanie tymczasowe z datą zakończenia, rejestrowane w powiązaniu z zobowiązaniem o określonym terminie.

Powiązana wiedza i kolejny krok

Nierozwiązane kwestie dotyczące lokalnych wymagań w ramach globalnego szablonu systemu ERP prowadzą do stosowania lokalnych rozwiązań tymczasowych, a grupa traci dostęp do wiarygodnych danych z zakładów. Wprowadzenie ustrukturyzowanego procesu oceny gwarantuje zaspokojenie uzasadnionych potrzeb lokalnych przy jednoczesnym zachowaniu integralności i spójności podstawowego szablonu globalnego.

Warto przeczytać:

• Centralna siedziba w Niemczech zatwierdziła restrukturyzację czeskiego zakładu. Jakie będą koszty realizacji tych oszczędności?
• Gdy kilka zakładów w Europie Środkowo-Wschodniej zmienia wielkość produkcji w tym samym czasie, kto ustala kolejność wprowadzania tych zmian?
• Niemiecka centrala ocenia, że czeski zakład realizuje plan. Liczba godzin poświęconych na poprawki wskazuje, że moce produkcyjne zostały już wyczerpane

CE Interim zapewnia sprawdzonego, dopasowanego do zlecenia i związanego umową o zachowaniu poufności (NDA) menedżera, gotowego do podjęcia pracy po zakończeniu briefu dotyczącego zlecenia. Gdy nikt nie jest odpowiedzialny za podjęcie decyzji między działem projektowym a zakładem, skontaktuj się z Tymczasowy partner CE.