Czy Twoja szwajcarska firma potrzebuje dyrektora będącego rezydentem?

W skrócie

Tak. Prawo szwajcarskie wymaga, aby każda spółka typu AG lub GmbH miała w składzie zarządu co najmniej jednego członka zarządu lub dyrektora zarządzającego będącego rezydentem Szwajcarii. Osoba ta reprezentuje spółkę na terenie kraju. Wymagane jest indywidualne uprawnienie do podpisywania dokumentów lub wspólne podpisywanie przez dwóch członków zarządu będących rezydentami Szwajcarii. Jest to wymóg dotyczący dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii. Wymóg ten nie ulega zawieszeniu w przypadku przejścia na emeryturę, zmiany miejsca zamieszkania ani cichego przekazania obowiązków za granicą. Gdy odejdzie ostatni członek zarządu zamieszkały w Szwajcarii, podmiot popada w stan nieprawidłowości organizacyjnej zgodnie z art. 731b Kodeksu handlowego (CO). Rejestr handlowy wyznacza wówczas krótki termin na usunięcie tej nieprawidłowości. Banki często reagują na to szybciej niż zarząd. Przywrócenie tego stanowiska wymaga powołania członka zarządu posiadającego faktyczne miejsce zamieszkania w Szwajcarii oraz rzeczywiste uprawnienia operacyjne, a nie jedynie bierną zdolność do podpisywania dokumentów.

Powód: pismo z rejestru handlowego

Dyrektor zarządzający szwajcarskiej spółki zależnej, będący rezydentem Szwajcarii, przechodzi na emeryturę. Albo dyrektor pracujący za granicą wraca do centrali w Monachium, Wiedniu, Paryżu lub Chicago. Tak czy inaczej, pozostali członkowie zarządu mają obecnie miejsce zamieszkania wyłącznie poza Szwajcarią. Wymóg posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii już wygasł.

W centrali początkowo nikt nie traktuje tej sprawy jako pilnej. Grupa jest wyłącznym właścicielem tej spółki. Posiedzenia zarządu odbywają się w formie wideokonferencji, a płatności są rozliczane cyfrowo. Radca prawny grupy traktuje miejsce zamieszkania w Szwajcarii jako kwestię administracyjną, a nie prawną.

Następnie przychodzi list polecony z kantonalnego rejestru handlowego. Powołuje się on na art. 731b szwajcarskiego kodeksu zobowiązań. W zawiadomieniu stwierdzono wprost, że spółka nie spełnia już wymogu posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii. W ciągu kilku dni szwajcarski bank, monitorujący ten sam rejestr publiczny, wstrzymuje zatwierdzanie płatności.

Wyzwania transgraniczne związane ze spełnieniem wymogu posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii

Dlaczego pełna własność nie oznacza kontroli prawnej

Międzynarodowi właściciele często zakładają, że posiadanie wszystkich udziałów oznacza kontrolę prawną. Tak jednak nie jest, a wymóg posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii stanowi najwyraźniejszy przykład tego, dlaczego tak jest. Szwajcarskie prawo spółek nie zezwala na funkcjonowanie zarządu, który sprawuje władzę wyłącznie na podstawie zdalnych instrukcji.

To założenie jest zrozumiałe. Spółka zależna będąca w całości własnością wydaje się być przedłużeniem centrali. Większość działań związanych z zarządzaniem, budżetowaniem, sprawozdawczością i zatwierdzaniem strategii rzeczywiście można prowadzić z zagranicy. Jednak wymóg posiadania dyrektora zamieszkałego w Szwajcarii wykracza poza tę logikę. Istnieje on po to, aby szwajcarski organ, bank lub kontrahent zawsze miał w kraju jedną osobę odpowiedzialną i dostępną.

Aspekty prawne: art. 718 i 814 Kodeksu cywilnego

Artykuł 718 ustęp 4 szwajcarskiego Kodeksu zobowiązań określa zasady dotyczące spółki akcyjnej (Aktiengesellschaft). Prawo szwajcarskie wymaga, aby spółka posiadała co najmniej jedną osobę zamieszkałą w Szwajcarii, uprawnioną do jej reprezentowania. Osoba ta musi zasiadać w zarządzie lub pełnić funkcję dyrektora zarządzającego. Artykuł 814 ustęp 3 Kodeksu zobowiązań (CO) określa analogiczną zasadę dla spółek typu GmbH lub Sàrl. Wymóg posiadania dyrektora zamieszkałego w Szwajcarii ma zastosowanie w równym stopniu do obu rodzajów podmiotów.

W praktyce zarządy spełniają ten wymóg na jeden z dwóch sposobów. Albo jeden członek zarządu zamieszkały w Szwajcarii posiada indywidualne uprawnienie do podpisywania dokumentów, albo dwóch członków zarządu zamieszkałych w Szwajcarii posiada wspólne uprawnienie do podpisywania dokumentów. Miejsce zamieszkania oznacza faktyczne miejsce stałego pobytu w szwajcarskiej gminie, z rzeczywistym dostępem do rejestru akcjonariuszy. Osoba dojeżdżająca codziennie z Lörrach lub Annemasse nie spełnia tego wymogu. Nie spełnia go również pełnomocnik handlowy (prokurent) zamieszkały w Szwajcarii, który nie jest członkiem zarządu ani kierownictwa.

Jedna linia podległości, a nie dwa systemy władzy

W rzeczywistości nie chodzi tu o to, że Szwajcaria jest wyjątkowo surowa. Pokazuje to po prostu, dlaczego w ogóle wprowadzono wymóg posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii.

Właściciel lub centrala z siedzibą za granicą potrzebują rzetelnych informacji i realnej władzy w kraju, w którym prowadzona jest działalność. Z kolei sama działalność wymaga prawdziwego, obecnego na miejscu decydenta, a nie łańcucha zatwierdzeń przebiegającego przez inną strefę czasową. Tymczasowy dyrektor wykonawczy, który zarówno mieszka w Szwajcarii, jak i posiada odpowiednie uprawnienia, bezpośrednio wypełnia tę lukę.

Sprawozdawczość przebiega wówczas w jednym kierunku – do zarządu spółki macierzystej. Centrala zachowuje wgląd w sytuację, a szwajcarski podmiot odzyskuje rzeczywistą, odpowiedzialną obecność na miejscu. Wymóg posiadania dyrektora zamieszkałego w Szwajcarii przestaje być jedynie formalnością związaną z przestrzeganiem przepisów. Zaczyna funkcjonować zgodnie z zamierzeniami: jedna osoba odpowiedzialna, przebywająca w kraju, posiadająca rzeczywiste uprawnienia.

Wczesne sygnały ostrzegawcze wskazujące na utratę statusu dyrektora rezydenta w Szwajcarii

Wakujące stanowisko rzadko pozostaje długo jedynie kwestią formalną. Gdy tylko rejestrator lub kontrahent zauważy tę lukę, konsekwencje pojawiają się błyskawicznie. Oto, co się dzieje, gdy wygaśnie wymóg posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii.

• Bankowość i płatności. Szwajcarskie banki uważnie monitorują wpisy do rejestru handlowego. Gdy pełnomocnictwo do podpisywania dokumentów wydaje się niekompletne, zazwyczaj zawieszają dostęp cyfrowy oraz zatwierdzanie większych płatności.

• Umowy handlowe. Szwajcarskie strony umowy rutynowo sprawdzają uprawnienia do podpisywania umów za pośrednictwem centralnego rejestru przedsiębiorstw, znanego jako Zefix. W przypadku braku aktywnego upoważnionego przedstawiciela mogą odmówić podpisania nowych umów.

• Istota podatkowa. Jeśli wszyscy członkowie zarządu mają siedzibę za granicą, zagraniczne organy podatkowe mogą twierdzić, że faktyczne kierownictwo zostało przeniesione poza terytorium Szwajcarii. Taki argument może zagrozić lokalnemu statusowi podatkowemu oraz ulgom wynikającym z umów międzynarodowych.

Koszty finansowe i prawne związane z niedotrzymaniem terminu określonego w art. 731b Kodeksu handlowego

Rejestry handlowe nie pozostawiają wad organizacyjnych w stanie nierozstrzygniętym na czas nieokreślony. Gdy wymóg posiadania dyrektora zamieszkałego w Szwajcarii przestaje obowiązywać, procedura przebiega zgodnie z ustalonym harmonogramem, a nie na zasadach negocjacyjnych.

• Wezwanie do usunięcia uchybienia. Kantonalny rejestr handlowy publikuje ogłoszenie zgodnie z art. 731b Kodeksu handlowego. Wyznacza on w nim określony termin na dokonanie korekty, wynoszący zazwyczaj około 30 dni.

• Ujawnienie informacji. Rejestr ogłasza wolne stanowisko w Szwajcarskim Urzędowym Dzienniku Handlowym. Jest to publiczny rejestr, który faktycznie śledzi większość banków i kontrahentów.

• Skierowanie do sądu. Jeżeli termin upłynie bez ustalenia ważnego terminu rozprawy, rejestr przekazuje sprawę do właściwego sądu cywilnego.

• Interwencja sądowa. Sąd może wyznaczyć „Sachwaltera”, czyli zarządcę sądowego, na koszt spółki. W poważnych lub powtarzających się przypadkach może natomiast nakazać rozwiązanie spółki i przeprowadzenie likwidacji.

Podstawowe warunki przywrócenia wymogu posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii

Dlaczego dyrektor nominowany nie jest „skrótem”

W obliczu wezwania na podstawie art. 731b wiele podmiotów decyduje się na najszybsze z dostępnych rozwiązań. Wykorzystanie osoby nominowanej wydaje się szybsze i tańsze niż faktyczne powołanie dyrektora. Wiele podmiotów zatrudnia dyrektora nominowanego przez lokalnego powiernika wyłącznie w celu obsadzenia stanowiska. Rozwiązuje to kwestię formalności, ale nie spełnia samego wymogu posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii, a oszczędności są zazwyczaj krótkotrwałe.

Artykuł 716a Kodeksu handlowego stanowi, że podstawowe obowiązki zarządu nie podlegają przeniesieniu. Ogólne kierowanie spółką, kształtowanie jej struktury finansowej oraz nadzór muszą pozostać w gestii aktualnego zarządu. Artykuł 754 Kodeksu handlowego nakłada następnie na każdego członka zarządu osobistą i solidarną odpowiedzialność za niedbałe lub umyślne naruszenie tych obowiązków. W precedensowej orzeczenie W sprawie osobistej odpowiedzialności członka zarządu Szwajcarski Federalny Sąd Najwyższy orzekł, że osoba nie może uniknąć odpowiedzialności, twierdząc, iż jedynie użyczyła swojego nazwiska na potrzeby pełnienia tej funkcji. Pasywna rola „człowieka-słup” nie stanowi sposobu na obejście osobistej odpowiedzialności.

Osoba wyznaczona nie może również w wiarygodny sposób prowadzić negocjacji z dostawcami ani przekazywać informacji bankowi. Nie może też reprezentować firmy przed organami podatkowymi. A właśnie takie działania operacyjne są niezbędne dla firmy po tym, jak rejestr już ją uwzględnił.

Czego wymaga wiarygodna nominacja tymczasowa

Przywrócenie wymogu posiadania dyrektora zamieszkałego w Szwajcarii wydaje się proste w teorii. W praktyce jest to jednak trudniejsze. Osoba mianowana na to stanowisko musi wykonywać rzeczywistą pracę, a nie tylko zajmować miejsce w rejestrze.

• Rzeczywiste miejsce zamieszkania i status. Firma z siedzibą w Szwajcarii, której doświadczenie banki, organy podatkowe i kontrahenci traktują poważnie już od pierwszego spotkania.

• Określony zakres zadań operacyjnych. Rzeczywiste progi dotyczące zawierania umów handlowych oraz uprawnienia do podejmowania bieżących decyzji na mocy art. 718 Kodeksu handlowego. Spełnia to wymóg dotyczący dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii w sensie merytorycznym, a nie tylko formalnym.

• Bezpośrednie połączenie z płytą główną. Dzięki jednemu kanałowi sprawozdawczości prowadzącemu do centrali zarówno szwajcarski oddział, jak i właściciel mają dostęp do tych samych danych.

Załatwienie formalności bankowych i wpis do rejestru nie mogą czekać. Dopiero potem można przeprowadzić pełny przegląd struktur zarządzania oraz rozpocząć poszukiwania stałego lokalnego kierownictwa. Oba te działania będą możliwe dopiero wtedy, gdy spółka ponownie spełni wymóg posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii. Partner tymczasowy CE zazwyczaj pozostaje zaangażowany w cały ten proces. Partner sprawdza, czy nominacja wytrzyma weryfikację zarówno ze strony banku, rejestru, jak i zarządu spółki macierzystej.

Dane branżowe dotyczące tymczasowych nominacji na stanowiska kierownicze

Ballinger i Marcel badania W artykule opublikowanym w czasopiśmie „Strategic Management Journal” stwierdzono, że powołanie tymczasowego dyrektora generalnego wiąże się ze słabszymi wynikami firmy w okresie sprawowania przez niego tej funkcji. Efekt ten słabnie, gdy osoba pełniąca tę funkcję dysponuje rzeczywistą, szeroką władzą, a nie pełni jedynie wąską, formalną rolę. Takie samo ryzyko wiąże się z powołaniem dyrektora rezydenta wyłącznie w celu spełnienia wymogu dotyczącego obecności dyrektora rezydenta w Szwajcarii. Ryzyko to pojawia się, gdy zakres uprawnień ogranicza się wyłącznie do prawa do podpisywania dokumentów.

Studium przypadku: Przywrócenie uprawnień ustawowych w spółce zależnej w Zurychu

Zakres zlecenia: spółka zależna w Zurychu nieposiadająca przedstawiciela prawnego

Grupa zajmująca się precyzyjną produkcją przemysłową z siedzibą w Stuttgarcie prowadziła w Zurychu wyspecjalizowaną spółkę zależną zajmującą się produkcją, zatrudniającą czterdziestu pięciu pracowników.

W lutym dyrektor zarządzający, mieszkaniec Szwajcarii, znalazł się w sytuacji zagrożenia zdrowia i złożył rezygnację. Pozostali członkowie zarządu mieli siedzibę w niemieckiej centrali. Centrala, zajęta problemami wewnętrznymi, opóźniła znalezienie następcy, zakładając, że fabryka będzie mogła funkcjonować dzięki dotychczasowej dynamice.

Kryzys w zakresie zgodności z przepisami i kryzys bankowy

Sześć tygodni później doszło jednocześnie do dwóch kryzysów.

• Ogłoszenie w rejestrze: Rejestr Handlowy w Zurychu wydał oficjalne zawiadomienie na podstawie art. 731b Kodeksu handlowego. Wyznaczył w nim trzydziestodniowy termin na zarejestrowanie dyrektora zamieszkałego w kraju, pod groźbą sądowego rozwiązania spółki.

• Zamrożenie środków bankowych: Szwajcarski bank prowadzący konto zawiesił zatwierdzanie przelewów elektronicznych o wartości przekraczającej pięćdziesiąt tysięcy franków. Płatności zagraniczne wymagały teraz kontrasygnaty przez zarejestrowanego pracownika z siedzibą w kraju. Dostawy surowców zostały wstrzymane z powodu blokady kredytowej, co stanowiło zagrożenie dla linii produkcyjnych.

Kierownik mieszkający w Szwajcarii został natychmiast oddelegowany

Niemiecka rada nadzorcza zleciła firmie CE Interim, która w ciągu siedemdziesięciu dwóch godzin od otrzymania pełnego opisu zlecenia wysłała do Zurychu doświadczonego menedżera rezydującego w Szwajcarii. Menedżer tymczasowy przeprowadził cztery działania stabilizacyjne.

• Wpis do rejestru handlowego: Złożono wnioski akcjonariuszy do Rejestru Handlowego w Zurychu, wpisując mnie jako dyrektora zarządzającego z siedzibą w tym mieście, posiadającego prawo samodzielnego podpisywania dokumentów (Einzelunterschrift). Dzięki temu postępowanie na podstawie art. 731b Kodeksu handlowego (CO) zostało zakończone w ciągu dziesięciu dni roboczych.

• Przywrócenie pełnomocnictwa bankowego: Wziąłem udział w stacjonarnym spotkaniu dotyczącym zgodności z przepisami z udziałem kierownictwa wyższego szczebla banku, podczas którego zaktualizowano rejestr osób uprawnionych do podpisywania dokumentów oraz przywrócono dostęp elektroniczny.

• Zapewnienie zaufania dostawców i klientów: Skontaktowano się z głównymi dostawcami surowców, zapewniając realizację płatności i zniesienie blokad kredytowych, aby utrzymać ciągłość pracy na zmianach obróbki skrawaniem.

• Audyt systemu zarządzania i przygotowanie do sukcesji: Przeprowadzono szczegółową analizę dokumentacji ustawowej, ustaleń dotyczących funduszu emerytalnego (BVG) oraz zgodności z przepisami podatkowymi. Dzięki temu udało się usunąć trzy drobne rozbieżności przed rozpoczęciem poszukiwań stałego następcy.

Wynik: utrzymanie stabilności aż do ostatecznego przekazania władzy

W ciągu dziewięciomiesięcznego okresu sprawowania funkcji tymczasowy dyrektor utrzymał poziom dostaw z fabryki na poziomie 99,4 procent i zadbał o utrzymanie relacji z klientami. Następnie, po zakończeniu przez centralę procesu rekrutacyjnego, tymczasowy dyrektor przeprowadził uporządkowane przekazanie obowiązków stałemu dyrektorowi zarządzającemu ze Szwajcarii.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wymogu posiadania dyrektora rezydenta w Szwajcarii

Czy szwajcarska spółka może posługiwać się lokalnym pełnomocnictwem zamiast powoływać dyrektora będącego rezydentem?

Nie. Pełnomocnik handlowy (prokurent) zamieszkały w Szwajcarii sam w sobie nie spełnia wymogu posiadania członka zarządu zamieszkałego w Szwajcarii. Sam zarząd nadal musi mieć członka lub dyrektora zarządzającego zamieszkałego w Szwajcarii.

W jakim terminie firma musi usunąć nieprawidłowość wynikającą z art. 731b Kodeksu handlowego?

Kantonalne rejestry handlowe zazwyczaj wyznaczają termin na wprowadzenie poprawek wynoszący około 30 dni od daty doręczenia formalnego zawiadomienia. Być może do tego czasu spółka nie złożyła ważnego, poświadczonego notarialnie dokumentu o powołaniu. W takim przypadku urzędnik rejestru przekazuje sprawę do sądu cywilnego.

Czy obywatel UE mieszkający tuż za granicą może pełnić funkcję przedstawiciela rezydenta?

Nie. Wymóg dotyczący dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii oznacza faktyczne miejsce zamieszkania na terenie Szwajcarii, zarejestrowane w szwajcarskiej gminie. Codzienne dojazdy z Niemiec, Francji lub Włoch nie spełniają tego wymogu, niezależnie od obywatelstwa.

Dlaczego dyrektor nominowany stanowi ryzyko dla spółki zależnej prowadzącej działalność operacyjną?

Artykuły 716a i 754 kodeksu spółek (CO) stanowią, że obowiązki członków zarządu są nieprzenoszalne, a członkowie zarządu ponoszą osobistą odpowiedzialność za ich naruszenie. Pasywny nominat nie może uniknąć tej odpowiedzialności. Nie może on również wykonywać zadań operacyjnych, takich jak kontakty z bankami, dostawcami i organami podatkowymi, które są w danej sytuacji faktycznie niezbędne.

Jak szybko można złożyć dokumenty dotyczące nowego dyrektora rezydencji po jego mianowaniu?

Po podpisaniu przez akcjonariuszy uchwały poświadczonej notarialnie większość rejestrów kantonalnych rozpatruje zgłoszenie w ciągu dwóch do pięciu dni roboczych. Mogą one dodatkowo przyspieszyć tę procedurę, jeśli blokada bankowa lub wstrzymanie płatności przez dostawcę powodują rzeczywistą pilną potrzebę operacyjną. W ten sposób szybko przywracany jest wymóg posiadania dyrektora będącego rezydentem Szwajcarii.

Powiązana wiedza i kolejny krok

Niespełnienie wymogu dotyczącego dyrektora rezydenta w Szwajcarii nie pozostaje jedynie problemem formalnym. Banki wstrzymują zatwierdzanie płatności, kontrahenci kwestionują uprawnienia do podpisywania dokumentów, a rejestr handlowy odlicza czas do skierowania sprawy do sądu i ewentualnego rozwiązania spółki.

Warto przeczytać:

• Dlaczego francuska centrala traci kontrolę nad przejętą rumuńską spółką zależną

• Tymczasowy dyrektor zarządzający zagranicznej spółki zależnej: zapewnienie dostaw dla klientów w zakładzie na Węgrzech

• Tymczasowa restrukturyzacja CRO a tymczasowy dyrektor zarządzający: wybór kierownictwa dla przynoszącej straty czeskiej spółki zależnej

Wakujące stanowisko dyrektora rezydenta przestaje być jedynie formalnością w momencie, gdy zarówno bank, jak i rejestr to zauważą. W tym momencie kandydat wyznaczony przez bank nie wchodzi już w grę. Zarząd potrzebuje wówczas sprawdzonego menedżera, którego profil odpowiada wymogom zlecenia i który jest gotowy do podjęcia pracy w ciągu 72 godzin od sfinalizowania briefu zlecenia, a nie kolejnej osoby podpisującej dokumenty tylko dla zachowania pozorów. A Tymczasowy partner CE możemy omówić, jak wyglądałaby taka wizyta w przypadku konkretnej konstrukcji.